随着电子签约行业在国内的快速发展,电子签约在各行业各种场景中得到了广泛应用,越来越多的企业开始采用电子签约来代替传统的纸质签约方式。究其原因,电子签约有着传统签约方式不可比拟的优势。
1. 电子签约对企业的好处一:提高合同签署效率
如果采用传统的纸质合同签署方式,企业往往需要协调双方人员线下见面签署,遇到跨区域企业间合作则更加麻烦,合同签约周期长,效率十分低下。
采用电子签约的话,企业双方只需通过手机、电脑等电子设备在线签订,一份合同仅需3分钟就可以完成签署。解决了双方线下奔波的麻烦,帮助企业节省更多的时间成本,提高合同签署高效。
2. 电子签约对企业的好处二:合同管理更便捷
传统纸质合同签署完成后需归档存储,而一个具有一定规模的企业往往有成千上万份合同需要保存,合同管理量极大。这种情况下,企业需聘请专人进行手工合同管理,如果想翻阅以往的合同,查找起来也是一大难事。
采用电子签约进行签署的合同以电子数据的形式保存,签署完成后可以保存在第三方电子签约平台的云端,也可以下载保存在内部的电子设备中,合同存储、合同查阅等都十分方便。
3. 电子签约对企业的好处三:合同传输及存储安全性更高
纸质合同在存储及线下流转过程中易丢失、被篡改,对于企业而言合同属于商业机密文件,一旦丢失或者被不法之人篡改,其后果不可想象。
而通过第三方电子签约平台签署的电子合同,在合同传输方面,平台提供足够强度的数据加密解决方案,确保合同数据在传输过程中不被非法窃取及篡改。在合同储存方面,平台提供足够安全的存储方案,保证数据的安全,杜绝文件数据泄漏及丢失等现象。
4. 电子签约对企业的好处四:节省企业成本
如前文所述,电子签约采用线上签署合同的形式,为企业节省了纸质合同的打印成本、快递成本。同时因电子签约具有签署效率高、管理便捷等特点,企业在合同上花费的人力成本、时间成本、管理成本等要远远低于纸质合同。
综上所述,相对于纸质合同的签署模式,电子签约在合同签署的便捷性、高效性、安全性、成本上展现出了极大的优势,电子签约的引入对于企业的良性发展而言将是未来必备的工具。
疫情期间,电子签约成为政府、企业的复工利器。企业、政府需要人员签署防疫承诺书、社区需要住户出示企业开具的上班证明等,不同的场景,所需要签署的材料不同。对于那些照搬“线下模式”的人员来说,就意味着要在打印店来回折腾,在疫情防疫的攻坚阶段,这显然不现实。电子签约,支持远程不见面签约,过去作为企业数字化进程中并不起眼的基本一环,在疫情形势下,却成为企业正常运转的关键流程,正逐渐从小众走向主流应用。
在人力资源、不动产交易这些原本电子签约难以进入的领域,变化也已发生。不久前,人社部、住建部相继出台意见,鼓励电子合同的使用。
其实,从效益的角度看,电子签约不仅应是备选,更应该成为标配。但目前,标准不完善、流程不规范、监管不充分等原因,让电子签约的推广还有种种顾虑。释放效能潜力,防范安全隐患,电子签约还需要在政策引导、行业标准、监管审查上下功夫。比如,建立统一的行业标准、设立准入门槛,对于实现实名认证、意愿验证、不可篡改的技术手段进行严格审查。让电子签约真正成为降本提质增效、高质量发展的一个新的突破口。
目前,很多企业都已使用移动办公系统,如ERP、HRM、CRM等管理软件。随着应用的深入,企业难免碰到电子签署难题,例如: 合同在OA上发起、审批后,还要打印、盖章、快递给客户,成本高,耗时长;人事部门在HRM中与外地员工新签或续签劳动合同费时费力……
所以,安全高效的电子合同受到越来越多的人力资源、房屋租赁、电子商务、互联网金融、互联网旅游等企业的青睐,他们接受并使用“电子数据文件+可靠电子签名”进行合同的签署,对于电子合同的需求呈现出爆发式的增长。
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