第1个回答 2022-06-16
一封读者来信
菲凡老师:
您好!
我硕士毕业后半年在科研单位转做行政。我的性格偏内向,不爱说话也不会说话(不太懂得人情世故),不喜欢麻烦别人,不喜欢催别人,能自己干的一定自己干,能不给别人添麻烦一定不添。然而最近工作中暴露出很大的弊端,犯了很多错误。
说两个具体例子吧,6月底,我部门组织了一次会议,请专家来指导,我负责会务。在最后一轮邮件通知中,我将最终修改好的会议日程发给了所有专家(之前已有部分专家回复不能参会)。
其实 我自己觉得 只要发给能来参会的就可以了,但领导之前在说发邮件的时候说了一句“那不参会的还发不发,要不都发吧。”,于是我就全部通知了一遍。不知道是不是 我听错了 。
领导后来跟我说“不来的为什么还发一遍,让专家误会......"。并且邮件中我简单直接通知会议内容。领导和我说:“既然我们修改了会议日程,邮件中应该为内容变更致歉......还有通知也是,不来的还发,听错了不知道来问吗?自己不想一下吗?”
其实我也觉得领导说的有道理,之前也有过质疑,但是当时还是按 自己“听的” 办了,并且邮件内容也是直来直去的大白话。
还有一次比较严重的错误,部门深圳举办会议,邀请合作单位的几名专家,我负责跟外联,办理“邀请函”,需要审批过后盖章再发给外方,办理来华签证。
我申请“邀请函”提交给主任,当时主任在国外出差,我就邮件、消息、系统提醒三种方式提醒主任尽快审,但是一直没有得到回复。后来才知道主任的账号小领导也有,还是影响了外方来华时间。
其实我对这件事很上心, 但是因为怕麻烦别人就自己等着 ,知道主任忙也没有催的很频繁,天天自己在焦虑,但就是闷着不说,死扛。
下来反思,觉得自己确实做得很有欠缺,有些死板,考虑不够全面,很想改正。可是从小就“不爱说话”,平时聚会吃饭都是别人侃侃而谈我只在旁边听着。
我想给小领导说下我的想法和当时的考量,但总是表达不清,反而让领导对我的印象更加不好。同单位有个同事跟我的情况差不多,最近考核不通过,已经被劝退了。
所以我最近一直在反思,是不是我的做事方法不对?是不是我的思维方式不对?如何能宏观的把握全局看问题,做到面面俱到不遗漏?如何与同事领导朋友良好沟通,清楚的表达自己,形成互动?
尽管知道自己的缺点,但是有些迷茫,不知道该怎么做,“闷声”、“死扛”已经成为一种习惯。我不想步同事的后尘,想领导能对我改观,希望菲凡老师能指导一下我的这种情况,如何走出困境,非常感谢。
读者/天空
小天:
你的经历是很多新人常常会犯的错误。尤其是行政工作,事情虽然琐碎,但是要做对、做好,需要一定的经验。
你本身经验不足,又不想麻烦领导,结果就是让领导越来越麻烦,如果不及时调整,被开除也正常。突破自己,提高和领导的沟通技巧,很容易攻克目前的困难。
在沟通中:
你和领导,以及其他对接人员的沟通中,都停留在第一步。第二步确认是否听明白都没有达到。
这就造成,没听明白就去做了,做了也是错,越做越错。
给你五步破局:
工作伊始,大部分问题不是你自己思考就有正确答案的。因为很多职场规则和常识你还不清楚,从“ 你以为” 的角度很容易出错。
这个阶段领导应该给予更多的指导,如果领导没有时间指导你,那你的想法在具体实施之前,要和领导确认。
职场新人,先做好领导的手脚,而不是领导的头脑。手脚就是执行,把任务执行好。
生活中“闷声”和“死扛”都无所谓,但工作中,这两个标签必须撕掉。当然,一夜之间改变是不可能的,可以小步迭代,一步一步突破。
工作细节决定成败,拿出小本子记录好领导安排的任务,尤其是任务细节,具体的时间,地点,人物,事件等等。
先做到听清楚领导的指令和意图,记清楚执行的细节。 有不清楚的地方,及时问清楚,不要自己做判断。
渡过新人期,再自己判断。
“说的人”和“听的人”之间往往有认知差距,领导以为领导说清楚,你以为你理解了,最后汇报工作结果和领导的预期相差甚远。
现阶段,即便领导没有问你是否理解,你也要主动要求和领导确认下你的理解的是否正确。直到彼此之间有了默契。
分享几句即学即用的套话:
领导,我经验不足,还需要和您确认下,就耽误您两分钟......
领导,您的意思是......我理解的对吧?
领导,我需要你帮忙.....
领导再忙还能忙成什么样?确认清楚,扣细节,领导通常会认为你比较认真。
最差情况也就是认为你比较笨。
不要怕说错,多沟通几次,你也可以留意和效仿其他优秀同事如何和领导谈话。
领导之前在说发邮件的时候说了一句“那不参会的还发不发,要不都发吧。”—— 明显是你听错了,领导当时自己也是有疑问,你没听出来,只要你当时再追问下细节,再次确认就可以避免工作失误。
职场对话一 :如何确定任务细节
你的困惑—— 想和领导说下“我的想法”和当时的考量,但总是表达不清,反而让领导对我的印象更加不好。
在汇报工作中,初期还是更多的问领导的想法,你执行中有哪些进展,遇到那些困难, 你的想法 可以在熟悉工作之后逐渐和领导沟通。
和领导确认清楚任务细节后,要及时汇报任务或项目进程。很多新人喜欢闷头干,不汇报,被动的等领导问自己,这样的下属,领导觉得特别不放心,很难建立信任感。
如果任务进行顺利,可以在比较轻松的场合,比如上班路上,电梯里,下班路上,只要看到领导就一语带过,说事情进展的挺顺利,没什么特别的困难.....
领导最怕的就是干活,不汇报,遇到困难死扛。因为最后领导也会被拖下水。
你当初遇到主任在国外出差,结果就耽误了“邀请函”,直接耽搁了整个行程。早点和领导讲工作中个人无法解决的困难,这件事情也不会越搞越大。
领导,我需要你帮忙.....
职场对话二:及时反馈
遇到问题和困难,要及时和领导汇报,不要等到最后才说。以上简单的例子,希望对你有所启示。
和领导汇报工作,要资源,寻求帮助之后,可以适当的感谢领导的指导和支持。
领导也是人,也需要下属的肯定,恰当的感谢会让上下级关系更加融洽。
做好新人,就是这几步:
卡在哪个环节,及时推进。做到这十六个字,目前的困难一定能够迎刃而解。
加油!
菲凡
菲凡:坐标上海,长期混迹于外企500强,我个人思维和经验的局限导致我的分享并不能代表整个中国职场,当然如果对你有些许帮助,你可以手动点赞,不同观点,开放讨论。