首先，馆藏资料主要通过邮局和新华书店的订购获取，特别是在馆建立初期，馆内资料相对匮乏，档案馆积极主动地与书店合作，购置涵盖政治、经济、社科等领域的书籍，包括从外地书店购买的相关资料。
其次，接收和征集也是馆藏丰富的重要途径。在档案移交过程中，档案馆会收集各单位自编或个人编印的与永州历史、文化相关的作品。同时，对本地文学、艺术领域的优秀作品，档案馆尤为重视，力求收录。
此外，档案馆利用馆藏资源编纂参考资料，如《零陵地区行政区划简介》等，旨在提供更全面的服务。这些资料既有综合性的，也有专题性的，详细内容可见附录的《永州市档案馆编研材料一览表》。
馆内资料的分类主要依据《中国图书分类法》和《中国档案分类法》。图书杂志按A-H、I-S、T-Z等类别划分，其中A类（如革命导师著作）和前四类图书较多，H、I、J、K、N类次之，其余类别相对较少。标记符号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的方式，大类以大写拼音字母表示，部分大类下还设有二级、三级分类，如综合类中包含部分杂志。
内部资料则按A-L、M-P等类别区分，涵盖党务、政务、军事、教育等多个领域。这些资料的整理和分类，为永州市档案馆的资料检索和利用提供了便捷的途径。
）永州市档案馆原称零陵地区档案馆，于1974年6月正式成立，属国家综合性档案馆，1980年8月撤销零陵地区档案科，成立零陵地区档案局。1985年后成为零陵地区档案局领导的科级事业单位，1994年8月改为事业单位，实行局馆合一，档案馆实为档案局的一个内部科室。1997年4月，实行局馆合一，定编21人，下设办公室、业务科、法制科、管理利用科、收集整理科5个职能科室。2001年12月机构改革，仍局馆合一，下设办公室、业务指导科、法制教育科、管理利用科4个职能科室，定编17人。2009年2月市编委批复，市档案局增设信息编研科，编制维持原定不变。