还有一个月，日本的4月份新学年就要开始了，相信有不少同学从现在开始因为各种手续和申请，与教授和学校事务室的邮件来往也愈发频繁了。除了面对面的交流之外，一封地道易读的邮件可以给人留下好印象，甚至会让我们抓住意想不到的机会。在这篇文章中，我们就来介绍一下给教授和学校邮件的标准写法吧。
首先，一封标准的日文邮件格式如下：
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邮件题目 : ○○について 【①题目】
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XX先生 【 ②称呼】
最初の挨拶文（初めまして、お世话になっております等等）【 ③问候语】
○○と申します。 【 ④报上名字】
○○についてメールさせていただきます。【 ⑤邮件主旨】
○○○○○○○○
○○○○○○○○ 【⑥邮件具体内容】
○○○○○○○○
缔めの文【⑦结束语】
○○大学 ○○学部 ○○学科 XXX【⑧签名】
Email : ○○○○@
http://gmail.com TEL : 080-123-4567
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(附件)「XXX_AAAAA」 【⑨附件】
大家在撰写邮件时，可以按照这个格式，把每一部分根据具体情况进行修改或者替换。
1. 题目
题目一般至少要包含邮件的主要信息，常用的结构一般是“关于xxxx”也就是「xxxについて」，或者也可以直接用一句话比如“我把xxx发给您”。具体比如申请奖学金的邮件可以写「○○奨学金の申请について」，提交作业的邮件可以写「○○レポートをお送りします」。
另外像提交作业，申请奖学金这类很多人可能用同一个题目发同类信息的邮件，更体贴的做法就是把自己的名字也写上。比如「○○奨学金の申请について 王」这样回信人以后再次查找和辨别邮件的时候不需要点进去，只看题目就能找到你的邮件。
2.称呼
一般对于教授的称呼就是“姓+先生”。学校办公室的老师一般也可以称为“先生”。如果你要给一个部门写邮件但是不知道具体负责人是谁，则可以说“○○部门 担当者様”。要注意，当有具体人名的时候，“様”一般只用于商务场合，在学校里几乎不用。
3.问候语
最常见的问候语就是「お疲れ様です（辛苦了）」和「お世话になっております（一直承蒙您的关照）」。这两者的区别非常重要。前者（お疲れ様です）仅用于“同伴”，也就是当你进入一个研究室成为其学生以后，对同研究室的老师和同学才可以用「お疲れ様です」。在申请时期或者其他部门的老师则要用「お世话になっております」。
在网络上和一些教材中还经常会提到一些季节性的问候语，这些在现代频繁的邮件交往中用的已经非常少了，不必强求。尤其是这类问候语一般用于很久不联系的人，经常交往的人就更不要写了。
4.报上名字
这一句话非常简单，估计日语初学者也能写的很完美。要说明的是这句话非常重要，无论你和通信者是互不相识，还是每天都想见，在邮件里都要写上这一句“xxです”。不要问为什么，这就是邮件的书写习惯。如果对方对你不太熟悉（比如管一整个学校事务的老师）你还可以体贴地加上自己的院系，所属。和学校外的人通信一般可以写学校。“xxx大学のxxxです。”即可。
5.邮件主旨
邮件最重要的礼节，就是让对方能够轻松快捷地理解你要传达的意思，因此这一句总结非常关键。
如果你是发送一个文件，就可以说“xxxxをお送りします”。
如果你是想询问一件事情，可以写“xxxxについて问い合わせたいと思います”。
如果你是跟对方传达一件事情，可以写“xxxxについて连络させていただきます”。
总之就是先告诉对方一句，“我下面要说的是什么什么事”，让他看详细描述之前心里有个数。
6.邮件内容
很多时候我们有一些比较复杂详细的说明需要在邮件里表达，通常也就是在这一段的位置了。
这里有两点需要说明：
1）如果你说的事情包括很多方面，建议分1、2、3点来说，每一个点重新起一行，就像现在这样。
2）如果你说的事情过于复杂以至于邮件会变成长篇大论，建议你考虑通过电话或者约一次见面来谈。或者这一段前告诉对方邮件很长「长文になりまして失礼ですが、…」，这和“多图预警”的礼节是类似的道理。
7.结束语
在你说完所有事情，想要结束邮件的时候就需要结束语。这相当于英语邮件中的Best regards或者中文邮件中的“祝好”。日语的基本格式则是「どうぞよろしくお愿いします」。如果你想用正式一些的敬语可以用「どうぞよろしくお愿いいたします」（但是对同研究室的同龄人用这个就比较怪）。
另外如果你是拜托对方做事情的话，可以加一句歉意，比如「お手数をおかけして恐れ入りますが、どうぞよろしくお愿いいたします。」
又比如你是给对方发一些材料，希望他有不明白的地方随时问你的时候，也可以体贴一句「何か不明点がありましたらいつでもご连络ください。どうぞよろしくお愿いいたします。」
8.签名
签名可以仅仅是署名（即写上自己的名字落款），但是更体贴更专业的做法是使用一套标准签名。基本上所有的邮件系统和软件都支持编辑自己的标准签名。其目的就是提供更完整的信息以方便对方立刻电话联系自己或者辨明自己的身份。通常可以写xx大学xx专业 xxxx，再加上电话和邮件。别看邮件貌似信息重复，在被转发等情况下还是挺有用的。
9.附件
最后，附件里面也是有文章可做的，那就是文件的命名。“文件1”这种名字当然是NG的，建议你可以设计一套属于自己的文件命名规则。比如“xxxレポート_王小红”。这样的命名可以在提交作业或者申请材料之后让对方一眼就看出这是来自谁的材料。如果是需要不断修改更新的文件，则可以再加上日期或者版本号，以避免和旧版本混淆。
以上就是我们给大家总结分享的，在学校内撰写邮件的统一格式以及注意点，希望能在新的学期开始之际帮到大家。