第1个回答 2022-07-17
这是个瞬息万变的时代，智能与创新始终是时代发展的趋势与动力。
很幸运的是，行政作为企业运营管理者，有更多机会去利用智能与技术，来提升服务与效率，实现专业深度与战略高度。
12月21日，在深圳华润置地大厦举行的第四季【知行面对面】，正是一场专业、创新与智能的的交流与碰撞。 即使在工作日，也吸引了近百位伙伴的到场，甚至还有专程从广州、东莞赶来的小伙伴，谢谢大家！
本次活动邀请了西门子房地资产综合管理部南区、中区、东区区域办公室区域经理雷璐女士和曾在华为任职17年，现任FMC科技CEO、IFMA广东分会副主席吴姣女士来进行分享，两位大咖专业的见解让我们受益匪浅。
沉淀专业：从办公室选址开始
雷璐女士分享如何通过标准与专业技术分析进行选址
Vol.01 标准的存在能更好解决问题
办公选址有一套标准，如同工位管理标准、空间设计标准、办公装修材料标准等。 以工位管理为例，标准化、模块化可以让空间在未来的改造中更加灵活、机动。比如小办公室正好可以改造成两个工位，因为规划时就是按标准来设定的。 这些标准的设定，能让工作更有章法可循，同时也能让工作更加专业。
Vol.02 利用技术分析来衡量选址
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业务部门需求分析
行政要事先去了解业务部门的职位性质及部门人数，未来一段时间的的人员规划。 很多时候，行政服务的业务部门不一定清楚自己的需求，可能只知道需要招多少人。但对公司来说，空间需要满足员工办公、会议、休息等多维度需求，同时由于岗位的不同，办公的需求也多种多样。因此需要行政从多个维度来进行数据统计，挖掘业务部门深层次的需求，决定选址面积。
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空间使用习惯分析
通过业务部门现有空间使用习惯分析，可以得出空间使用频率，为下一次空间规划做参考。 比如大部分同事是习惯开大会还是小组讨论，是来了一会就走了还是一天到晚伏案工作。我们可能会发现2到4个人的会议室经常满座，二三十人的会议室空置率又高。那么就可以把二三十人的会议室分割成许多2到4个人的会议室，开大会时再打开用。或者可以把空间变得更创意灵活，比如下班做建身房或者搞公司家庭活动日。
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市场分析
做完上面那些，我们还能依托专业中介公司来做报告，看整个房地资产的发展趋势和租金价位；通过好的家具供应商和设计公司来做空间管理发展趋势，看未来的一代人喜欢什么样的空间，这些数据会让业务部门有一个清晰的概念，知道未来员工的喜好。
市场benchmarking让我们做到精确的成本分析。可以拿市场的数据作为参考给业务部门说明，市场均价就是这样，你要更多，成本就要增加。
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业务发展需求分析
好的空间需要能够持续发展，并和业务部门的发展紧密相连。 举个例子，业务部门希望在未来更贴近二三线城市的客户。那么行政要提前调整空间管理策略，可能需要缩减一二线城市的空间，并提前去考察三四线城市的物业。
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项目分析
楼宇选址有很多硬指标。 第一点是区位。 看楼前，要先调查同事居住区位、竞争对手分布区位、客户分布区位。这些分析下来后，找一个合适的区位看楼。
楼宇的证照要齐全、合法合规。 消检没过的楼拿下来会有很多风险。
EHS和安全的考量也是一个硬指标。 比如要考量消防局离我多近，周围有没有危险的场地，或者核电厂、机场。
关注管理处的管理是否专业。 很多楼的用材、硬件设备都看起来很好，但还是要重点看管理。比如是否有对突发情况的紧急预案？消防报警设备是放在手动位置还是自动控制？如果是手动就会有很大的风险，也说明大楼安全管理不到位。
这些考量完了以后就是楼宇技术参数的考量。 每次看楼，我们都会带上表格，上面会有区位、交通、配套、价格还有证照，我们会填这个表。然后还会给业主一个技术参数调查表，业主得告诉我楼板的承重、新风量的配置、消防等等。
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场地成本核算
一个空间通常会有哪些成本考量？ 首先，租金管理是大头，然后是装修投入的折旧、日常运维的费用，假如办公区距离远还得考虑班车配备和交通补贴成本。 日常运维成本又包含了设备设施的维护成本、电费、人员成本和一切软性服务，比如清洁、保安、绿植、快递、餐厅等，场地成本的核算是很有必要的，这可以帮助我们做选址的决策。
全生命周期的运营管理，从选址的那一刻起，就开始了。因此要抱着长远发展的眼光看问题，把 后期运营成本和员工满意度 都考虑进去。
探索前沿：设施管理的智能化时代
吴姣女士为我们带来了技术的应用如何改变了行政工作
Vol.01 发展趋势下的行政工作方向
未来全球不动产的发展趋势是：
1、整合与共享： 现在已经出现了越多越多的共享空间，企业办公室内部也在搞流动办公位。
2、用户体验： 在舒适的环境下工作的员工，效率可以提升31%。通过行政工作来提高员工效率，让他们有更多的产出，是对行政最高的要求。
3、可持续性： 有责任感的企业到了一定阶段，要对地球环境做出贡献。
4、数据智能： 数据智能一定是3到5年内会爆发的一个点。如果我们能去跟踪员工的行为模式，那么行政工作就可以去做一些针对性的服务。
这些趋势都要求行政们要思变，要勇于利用技术去拥抱趋势，去提升用户体验、工作效率，达到可持续发展，让技术的运用成为不动产决策的支持。
Vol.02 多种技术包围下的行政工作
现在我们有移动、大数据、物联、智能、机器人、BIM技术，每一项技术都与行政切身相关。
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移动、互联技术提升客户体验
很多公司都有员工App，员工可以因此解决很多问题。信息传播成本低，效率高，服务流程能显性出来，用户满意度也可以提升。2009年，华为就做到了80%的服务都让员工自主解决。华为十万平米的园区，6千个人，只配了4个行政。就是因为有技术支持，让员工自主完成大部分的服务。
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智能硬件／物联自控提升效率与体验
a.智慧停车场可以实现无牌车识别和无现金缴费，甚至是车位导航， 帮助车主迅速找到自己的车。这点在商业楼宇中是很重要的。
b.大部分企业都做到了高速无线网络全覆盖。 将来我们还会迎来无线投影，从此告别各种转接头的烦恼。
c.会议室里，我们可以运用设备智能集成控制。 不同的活动对于会议室里的灯光、窗帘、温度要求都不一样。比如50个人的培训，那可能温度要调低一些，因为会讨论得比较热烈。通过智能终端，让所有的东西能自动到位。
d.智能一卡通。 一张一卡通，可以承载餐饮、结算、坐班车、门禁、信息安全等功能。方便快捷。
e.智能机器人也是行政的一大帮手。 很多写字楼都运用了人脸识别的机器人，此外，还有做访客系统的安保机器人。你可以通过它自主登记，拿到访客通行证。
f.集中视频监控对于员工安全很重要。 比如华为，会在食堂后厨做监控，保证食品安全。这些监控，员工在全球任何一个地方，都可以用手机去看。我在一号食堂用餐，那么就可以看看后厨在做什么。
g. 通过能耗管理系统管控空气质量。 一栋楼，室外PM2.5是725，室内只有42，那么员工的感受就会非常爽，提升了用户体验。
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BIM+FM，可视化提升运营管理效率
BIM可以虚化建筑看内部结构。对于行政运维人员，最大的作用看空间的占用。 我们很清楚就能看到某部门占用的是某栋楼的某房间；或者某个时间段空置率有多少。能更好支持行政做资源分配。
可以看能耗。 哪个地方温度偏高了，都能看到并做调适。不光是解决了体验，也解决了能耗不均衡带来的节能问题。
还可以进行管线和故障的检测。 天花板漏水了，传统的做法是把天花板拆掉，找漏水点。用BIM就可以透过模型找漏水点。避免大规模的浪费和对外观的破坏，精准定位。
BIM与FM的结合实现了资产可视化与空间可视化。 像前文提到的应急预案，就能够通过这两个的结合模拟出，一栋楼里面如果发生紧急情况，所有出关通道都打开的情况下，多长时间能出得去。
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知识平台化提供更专业的决策
AI其实就是知识的平台化，把数据收集起来按照一定的知识模型，去产生判断和决策。通过科技，我们可以逐步解放人力，做得更专业。 未来，我们会依赖标准、数据、知识来实现人工智能，帮助我们做更专业的决策。 像华为在15年就开始做试验班车平台了，员工们在平台上报告居住点，系统就会根据这些数据设计规划班车路线，超过20人就设计一个站点。
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大数据应用帮助我们解决问题
传统数据分析往往是带着问题去找结论，但是大数据不是，它是真正能够发现问题。因为数据量太大了，不到呈现的那一刻我们不知道结论是什么。
大数据有很多可供行政运用的场景。
比方说人的层面上，可以通过用户的偏好、场景及行为表现做出用户行为数据。 对于行政人员来说，这些数据可以帮助我们做针对和增值服务。 以前华为是有夜宵的，后来我们通过大数据发现，华为员工年纪轻轻却高血脂。我们就拿夜宵开刀了，把夜宵改成健康夜宵，采用水果酸奶，这种关怀得以实施是因为有了大数据。
物的层面上看，建筑的数据同样海量。 行政可以通过物联技术分析设备设施的绩效表现，做 预测性维护 ，特别是高保障性要求的地方，比如办公楼脱落率高的木墙。可以用红外线去扫描探伤，看里面有没有空谷。可以做 运营优化 ，让空调照明在最优的情况下运行。还可以帮助行政 采购与置换 。什么品牌的签字笔最耐用，也需要数据支持。
总的来说，大数据分析推动了管理水平的持续优化。 之前提到的benchmarking，纵向可以让行政工作和公司往年做对比，横向可以走出去找到和业界的差距，然后做改进。
时代是会不断创新、智能的，它不会倒退。了解当下都有哪些技术，它们如何改变与帮助了行政人的工作与服务。思变、创新，是这个时代对行政提出的新要求。
最后
活动尾声，现场依然热情不减。有人询问了 “选址、装修中要避免遇到哪些坑” ， 大咖们分享说 要记得把租赁合同和物业合同分开签，租赁合同应争取“装修不复原”，因为拆掉和运输的成本其实很高。行政不要单打独斗，一定要让使用部门介入参与，避免后期背锅。
还有人提出 “行政做久了，员工的幸福感高了，自己的幸福感却下降了，职业很迷茫” ， 大咖们建议，一定要在工作中做两件事：1、需要做的事；2、自己想做的事。哪怕想做的事只占到10%。需要做的事让你学习和成长，想做的事让你获得成就感。
对于 “中小企业的行政，在没有与大企业行政相同平台的情况下，如何做得专业” ， 吴姣觉得， 一可以通过交流学习专业知识，二可以找专业的人做专业的事， 除了找供应商，互联网时代里，有很多中小企业行政适用的技术平台可以辅助工作，比如钉钉、阿里商旅。
行政通过创新与智能培养专业，不是一朝一夕就能完成的。需要长时间的实践与耐心，需要行政自身有思变、拥抱技术的思想。相信听完了大咖们的分享，你心里有怎样的启发与感悟？
而能让行政人得以交流、产生思考，对知行来说就是最大的鼓舞。
我们下期活动再见！
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