第1个回答 2022-07-08
每个人自从有了集体生活之后，几乎都会参与一件事，那就是开会。有很多家庭会通过召开家庭会议来决定一些靠某一个人不太容易决断的事情，而在工作中，开会是每周甚至每天都要遇到的事，而且是必须处理的事。
然而，开会真不是一件简单的事，会开得好可以有高效地产出。会开不好，经常议而不绝，拖沓冗长，最后不是因为得到了想要的结果而结束，而是参会的人体力不支，精力耗尽而不得不结束。会议开着开着成了闲谈、争吵、甚至最后连为什么开会都不记得的情况并不少见。
会议有很多种，有严肃的，有轻松的，有为了决策的，有为了创意的，有为了信息通达的等等，但总归能称得上会议的情况，必定是多人参与（两个之间也可以叫开会，但我觉得称为双向沟通更合适一点），花费的时间是每个人时间的总和，所以会议的时间成本应该是：会议时长×人数。比如10个人开1个小时的会议，会议的时间成本就是10个小时，而不是1个小时。从这个意义上来说，低效的会议会造成企业巨大的隐形成本浪费。
通过完善会议管理的方法、会议组织的技能来提高会议效率其实企业管理当中是一件非常重要的事情。尤其对于经常需要组织会议的管理者来说，一定要掌握高效的会议管理方法，我认为这是各级管理者必备的基本的管理技能之一。
其实会议这件事，从人类社会出现大概就有了，所以“会议怎么开得好”并不是一个多么神秘复杂的议题或需要研究攻克的管理难题。会议管理的专著以及IT化的会议管理工具在互联网上随便就可以搜到很多，其中出版于1876年《罗伯特议事规则》大概目前世界范围内对于会议这件事儿讲得足够透彻的一本了（美国国会开会规则）。
只要我们用心，其实学习和了解怎么才能把会开好并不是一件很难的事儿，难就难在学以致用。从知到行，是需要一个刻意训练的过程的。而会议本身是一个多人参与的过程，只有会议组织者熟练掌握会议管理的技能还不足以在任何时候都可以保证会议的效率（当然会议组织者首先对于会议的效率起到了很关键的作用），在一家公司中，当大多数人都对会议管理的方法、工具有了足够的共识，并且形成了一种惯性思维模式的时候，组织的议事效率一定会得到很大的提升。
下面就“如何开一个高效的会议”的通行方法做个简单的总结供大家参考。
由于我的工作与IT相关，并且在多年前有专们学习ISO标准化体系的经历，所以面对一件事情的时候，习惯性地会进使用流程化和标准化的思维方式进行思考和解构这件事。一个会议从以时间为轴的流程来看，非常简单，无非“会前”、“会中”、“会后”三个阶段，正如“把大象装进冰箱”只需要三个步骤一样简单。由此来说，把一次会议开好，只要控制好“前、中、后”三个阶段不就行了么？
事实也的确如此，回忆一下我们认为没有开好的会议，其失败之处大多是：
1. 会前准备不足，组织者没有准备好会议流程、材料，与会者不了解会议背景、目标，莫名奇妙参会……
2. 会中没有流程规划，组织者讲到哪儿算哪儿，参会人随意发挥没有时间限制和议题限制……
3. 会后没有追踪跟进，决议之事在走出会议室之后就被抛之脑后，问题永远是问题……
所以，我总结开好会议，会议组织者和参会者只要牢记三式，并反复运用，直到成为“肌肉记忆”，便掌握高效会议管理技能。即：会前做好准备，会中控好流程，会后跟踪结果。
1、会前做好准备
准备一次会议要做的第一件事儿，一定是要想清楚会议的目的是什么？目标是什么？这个道理再简单不过，只要目的明确了，目标清晰了，做好会议准备就变得非常简单。使用我们最为熟悉的5W2H分析法，就够帮助我们充分准备好一次会议了。
• What: 这是一个什么样的会议？汇报？沟通？研讨？脑爆？培训？宣贯？…….
• Why: 为什么要开会，理由何在？想得到什么结果？……
• When: 何时开？以什么周期开？……
• Where: 在哪儿开？对场地、物资有什么要求？……
• Who: 谁参加？哪些人需要发言？哪些人只是旁听？谁做会议主持？谁负责记录？谁参与决策？……
• How: 怎么开？形式是什么？分组吗？会议流程是什么？如何讨论？如何解决异议？如何达成共识？……
• How Much: 会议需要多长时间？每个发言的人要多长时间？要准备多少数据？需要多费用？……
大家看，是不是按照这样的思路，可以搞定绝大多数类型的会议准备？
再简化一点，大家按照下面的会议通知模板把内容填充好，基本上也就完成了一次会议的准备工作（如果是特别复杂的会议，在此基础上考虑更多细节即可）：
2、会中控好流程
一次会议如果事先也做了比较好的准备，但在开的过程中仍然感觉低效或没有达到想要的效果，一定是会议过程出了问题。结合前一段时间公司各层级召开OGSM研讨会的过程做个小总结的话，我觉得以下四点是决定能否保证会议过程是否不偏离初衷或失去控制的关键因素。
• 行为约束：
会议开始，主持人要开宗明意，当众说明会议目的、流程，让参会人做到心中有数。同时要讲明会议约束规则（会议公约），比如会议会议不允许迟到，会议期间不允许接听手机等等，其实规则制定容易，关键在于执行和共同维护规则，违反规则就要按照约定接受一定的处罚。
• 定好角色：一个多人参加的会议，自然会有不同角色，起的作用也不相同。比如会议主持人、书记员、参与讨论者、旁边者、决策人等等。其中会议主持人在某种意义上来说对于会议是否高效的影响程度一定大于其他角色，会议主持人可以是会议召集人本人，也可以是会议召集人邀请其他人担任。
会议主持人可能会参与会议讨论、汇报、决策，但同时要关注会议流程的进展是否顺利，是否出现了偏差。与会者的发言是否偏离了方向，或者明显超时但还没有很好表达自己的观点，及时提醒或是纠正。甚至有时候当讨论过程中出现矛盾观点并相互争执不下的时候，要客观判断观点矛盾的核心是什么，及时加以澄清并提出解决方法，以控制会议流程能够向下进行。
• 善用工具：人类发明工具本身就是为了提高效率，所以工具的运用当然非常重要。
除了IT工具以外，管理工具更多地是以表格、逻辑图表的形式帮助我们理清思维，并且直观呈现出来，使得其他人也能更容易理解并达成共识。比如我们使用甘特图进行项目计划的排期能够让项目成员一目了然地掌握项目进度；我们可以使用思维导图工具把层层深入的思考逻辑直观展示更容易让别人看懂系统关联；我们可使用“战略主题澄清工具”来提高大家对一个主题进行讨论并达成共识的效率…… 实际会议中使用到的工具肯定不止上述几种。
除了管理工具这类“软性”的工具以外，一些实物的工具在会议中也会起到重要的作用，比如计时器、录音机、白板、大白纸、电视、投影、投票器等等。
不同类型的会议，不同的场景下对工具的选择肯定也不相同，适合的工具才是好的“工具”。
• 适时休克：有很多时候，开会是讨论问题的，不同的人从不同角度出发思考问题，形成不同的甚至矛盾的观点也很正常。但当两方或几方对某个问题点争执不下，各不让步的时候，会让会议陷入僵持状态，甚至争吵不休，从理智的讨论升级为情绪的宣泄，从而使得会议再难推进。此时，会议主持人或者会议中的权威人员适时喊停，让会议暂时休克。给大家一点休息时间，借机小范围探讨出处理异议的方法，也是一种控制会议进程的方法。
3、会后跟踪结果
我们在工作中经常讲做事情要闭环，这个“环”也就是戴明环，即PDCA。PDCA强调的是做事过程的循环，只有闭环了，才能形成持续改进的循环。我们经常在会议中会出一些决议，领导也经常会在会议中提出一些要求，通常我们把它们记入到会议记录中，通过邮件发送给与会者，一个会议也就算结束了。而下次会议可能又会提及同样的或相关的问题，以致于很多时候我们在开会的时候会听到大家说“这是个老生常谈的问题……”。为什么老生常谈的问题一直是问题？排除有些的确是现阶段客观能力无法解决，但又是受到大家关注希望解决的问题，会经常被讨论但一直未解决之外。其它能够解决的问题大概都是因为会后没有跟进，也没受到足够重视，排上日程表的优先级不够，于是自然被忽略。所以会后对于确定在一定时间内要解决的问题进行持续跟进和追踪是很有必要的。
以上是我对如何开好一次高效会议的一点总结，如果大家有兴趣也可以上网查询学习更多的关于会议管理的资料，但是正如前面所提到的，反复训练也许才是真正让自己对一件事情从知到会到精通的不二路径。实际工作中要有意识的去反复使用一些看似简单或者略嫌麻烦的方法或工具，本着“先僵化，再优化，再固化”的原则训练自己的做事能力，同时也得到更多思想意识上的提升！