情况报告一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。
1．标题
情况报告的标题一般采用完整式的公文标题，既由发文机关、事由、文种构成，如《某市贸易局关于百货大楼重大火灾事故的报告》。有的报告省略发文机关，即由事由和文种构成，如《贯彻实施行政许可法工作情况报告》，但一定要在落款时标明发文机关名称。
2．主送机关
大多数情况报告的主送机关只有一个，即直接上级机关，一般用上级机关的简称。如果需要同时报送其他上级机关时，以抄报方式处理。
3．正文
情况报告正文是情况报告的核心内容，一般由报告的缘由、报告事项、报告结语组成。
情况报告缘由部分通常交代起因或基本情况，常以“现将有关情况报告如下”等惯用语承启下文。
情况报告事项部分是情况报告的主体部分。一般包括三个层次的内容，结构顺序为：基本情况——问题及原因——办法及措施。有的情况报告也可以将“情况”及“分析”结合起来写。
情况报告结语部分通常只是一句上行公文的习惯用语，也可作为报告正文的一个组成部分。如：“特此报告”。
报告特点
1．内容的汇报性：一切报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导，所以，汇报性是“报告”的一个大特点。
2．语言的陈述性：因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等法。
3.行文的单向性：报告是下级机关向上级机关行文，是为上级机关进行宏观领导提供依据，一般不需要受文机关的批复，属于单向行文。
4.成文的事后性：多数报告都是在事情做完或发生后，向上级机关作出汇报，是事后或事中行文。
5.双向的沟通性：报告虽不需批复，却是下级机关以此取得上级机关的支持、指导的桥梁，同时上级机关也能通过报告获得信息，了解下情。报告成为上级机关决策指导和协调工作的依据。