各种报表处理中最常用的就是分类汇总。例如会计核算，需按照科目将明细账分类汇总；仓库管理，需按照库存产品类别将库存产品分类汇总；医院管理，需按照疾病进行病源病谱的分类汇总等等。虽然可以利用Excel 2000的公式和函数完成有关的计算，但是使用分类汇总工具更为有效。
一、分类依据
1、在进行分类汇总操作之前，首先要确定分类的依据。
2、在确定了分类依据以后，还不能直接进行分类汇总，还
必须按照选定的分类依据将数据清单排序。否则可能会造成分类汇总的错误。排序操作的基本步骤如下。
首先选定分类依据所在列的标志单元格。
注意，一定不要选定整个列。
单击常用工具栏中的排序按钮。
这时整个数据清单都按照产品类别排好顺序，就可以进行分类汇总操作了。
二、分类汇总操作
分类汇总操作的基本步骤如下：
1、如果当前单元格不在数据清单中，选定数据清单中的任一单元格。
2、单击数据菜单中的分类汇总命令。
这时将弹出分类汇总对话框。
分类字段：下拉框中选定；
汇总方式：下拉框中选定；
选定汇总项：
下拉框中中选定，可复选；
根据需要决定是否选定汇总结果显示在数据下方选项，如果不选定该项，则汇总结果显示在数据上方。最后单击确定。
三、分级显示符号
1，2，3分级显示符号，
（利用它们可以根据需要灵活地观察所选级别的数据，也可以方便地创建显示汇总数据、隐藏细节数据的汇总报告：要显示指定级别的汇总数据，可单击分级显示符号上部相应的级别按钮。）
要显示某一个分组数据的明细数据，可单击相应汇总数据所对应的显示明细数据按钮。这时相应的按钮变为隐藏明细数据按钮。
要隐藏某一个分组数据的明细数据，可单击相应汇总数据所对应的隐藏明细数据按钮，或是相应明细数据所对应的概要线。这时相应的按钮再次变为显示明细数据按钮 。如果要隐藏某一级别的汇总或明细数据，可单击其上一级级别按钮。
要将分类汇总的结果单独存放在一张工作表中，可将汇总的结果复制后，利用编辑菜单中的选择性粘贴命令粘贴到新工作表中。在选择性粘贴对话框的粘贴选项中，应选择数值选项。然后利用筛选操作或是直接删除明细数据即可。
四、删除分类汇总
如果要删除分类汇总，可单击数据菜单中的分类汇总命令，然后在分类汇总对话框中单击全部删除按钮。
五、多级分类汇总
如果需要，在分类汇总的基础上还可以再创建二级乃至多级分类汇总。
方法：去掉“替换当前分类汇总”的对勾即。 （32、35、41（2）多级分类汇总）
在excel下利用分类汇总快速统计数据
虽然利用频度分布统计函数FREQUENCY和VBA编程的功能实现了特定的数据分布统计，但是这种方法具有一定的定制性，这里，介绍另外一种方法快速实现数据统计——Excel分类汇总功能，可以根据你的实际情况灵活应用。
公式设置
用Excel打开成绩表，表中班级在C列，语文、数学等各科成绩在D:I列。我们在数据表后面再增加6列（K:P列）分别输入标题为：语文分数段、数学分数段、英语分数段等。在K2单元格输入公式=$C2&IF(D2<60,"不及格",TRUNC(D2/10)&"0分段")，拖动K2填充柄向右填充至P2单元格，再选中K2:P2区域拖动其填充柄向下填充至最后一个有记录的行。
公式中IF(D2<60,"不及格",TRUNC(D2/10)&"0分段")表示在D2＜60时显示不及格，否则将D2除10取整（即提取十位以上数字），后面再接上"0分段"这三个字。$C2&则是在前面加上班级。
排序汇总
选中K2单元格，先单击工具栏上的“升序排列”按钮进行排列，再单击“数据/分类汇总”，在分类汇总窗口中设置“分类字段”为语文分数段、“汇总方式”为计数、“选定汇总项”则只选中语文分数段，单击“确定”按钮完成汇总，如图2所示。现在可以看到各班语文各个分数段的人名己分别集中在一起，人数则出现在下面，如图3所示，你可以直接打印或复制到其他工作表中备用了。不过通常我们只需要人数就够了，所以还要进一步处理一下。
隐藏明细
单击左侧窗口上的2按钮隐藏明细项目，按3则可重新显示明细项目，这样能看到的就只有各班语文不同分数段的人数而已，如图4所示，单击“文件/打印”就可以直接打印出语文各班各分数段的人数了。
注意：汇总的数据若要复制到其他工作表中，得按住Ctrl键逐一单击选中进行复制才行，如果使用常用的拖动选中或按Shift键单击选中进行复制则隐藏的明细项目也会一起被复制过去。对此我们可在拖动选中要复制的范围后单击“编辑/定位”菜单命令，再单击“定位条件”按钮，选中“可见单元格”选项，确定后再进行复制粘贴。
汇总其他科目
选择菜单栏的“数据/分类汇总”菜单命令，单击“全部删除”按钮消除语文的分类汇总，然后隐藏K列。再选中L2重复排序汇总、隐藏明细两步操作即可完成数学分数段的统计，其他各科也是一样。
整个过程中只要重复排序、分类汇总即可完成全学年的分数段统计，这应该要比逐班进行统计省事多了吧？事实上即使是全校，甚至多间学校合在一起的统考分数段统计都同样只要这几步就可以轻松完成，只要在班级中注明学校、学年就可以完全套用这方法。此外，在分类汇总的汇总方式中除了计数还有平均值，最大值，最小值……适当使用还可以快速计算出各班的平均分、最高分等等。
注意：这方法在分数超过100时，分数段的排列顺序会有点奇怪，不过这并不影响统计结果，只是不太好看。如果你很在意这点可把K2公式改为=$C2&IF(D2<60," 不及格",TEXT(TRUNC(D2/10),"00")&"0分段")，在不及格前加一半角空格，并利用TEXT函数在不足2位的值前面加0显示为两位,就可以保持正常顺序了。
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