第1个回答 推荐于2017-09-20
英文信函写作:
1．信头（之所以称为“信头”是因为：1、很多公司/单位都把自己的名称和地址印制在信签纸的最上方。2、它本身在信中的位置在信的最上头,它是写信人的名称和地址，写在最上方。
写法为： 写信人名（或写信人公司名） （注：地址中的标点符号可要也可不要，
门牌号，楼名，建筑物名， 如果要用，每行结尾用豆号，最后
街名，城市名， 一行不用。但在大多数情况下都不
邮编（post code） 用标点符号，即“开口式”。）
国名。
2．时间的写法：
25th January 2005.
25 Jan. 2005
Jan. (January) 25(,) 2005
3．信内地址：
即收信人地址。 写作方法与信头相同。
4．称呼的写法：
对于不知名的人用：”Dear Sir” ; 对于不知名的公司用：”Dear Sirs”
对于女士（无论婚否）用：“Dear Madam “
对于不知性别的人用：“Dear Sir or Madam”
对于已知名的人用： 格式：“Dear + Mr. / Madam + Surname(姓氏)“
如：John Smith 称为 ：Dear Mr.Smith
(标点符号可用也可不用，如：“Dear Sir, “ 或 “Dear Sir “
美国用法： 对于公司用： “Gentlmen” (执事先生)
合股人姓名组成的公司名称前用：“Messrs (Mr.的复数) “（致…先生们）
如：Messrs J. Harvey & H.Sampson Co.
5.正文：是指信函中叙述事物的文字部分。商业信函主要讲述的是商业活动中的相关业务，因此，要求写信人既要懂得国贸原理，也要能够运用较为专业的商务英语来阐明
事情，既要用一些客套词语来表达对对方的尊重，又要把事情说清楚以便对方会
按照写信人的愿望行事，实现商务合作，完成交易。如：出口商收到信用证后要求修改，在向进口商发出修改要求信函中，一定要用较专业的英语表述方法向对方
阐明，哪个条款你不能接受，你需要改成什么样，以便最终你得到的修改书是符合你的要求的。如：请将信用证上的金额改为“有2%上下的灵活幅度”— Please
amend the amount of the L/C to read “ 2% more or less”. 这句话中的 read 表示“读作…“之意，但它后面的文字将会原文照现在信用证修改书中，这正是你所期望的。
6．结尾敬语（也称信尾客套话）：这是对读信人的礼貌用语，也是一种套语，写信人必须遵循。敬语的写法：注意要与称呼相搭配。
Dear Sir / Sirs / Madam Yours Faithfully
Dear Mr. James Yours Sincerely
Gentlmen Yours Truly / Truly yours / Yours Sincerely
7． 信尾签（署）名：即写信人签名。写法：与信尾敬语隔两行，将第三行留空并先在下面的那一行用打字的方式打印出自己的姓名，然后在姓名下一行打印出写信人的职位，最后在第三行空处用手签方式再签一道自己的姓名。
8．编号：用来标记信函的顺序和代码以便存档待查。写法：先写“Your ref.:”(你方编号)
或“Our ref.:”(我方编号)，后写自己设定的编号。
9．烦交行：意为提示和烦请别人将此信交给具体的收信人。写法：写在信内地址与称呼之间，先写”Attn:”,再在其后写出具体的收信人的英文姓名和职位（Attn= For attention
of …）。
10．主题行： 用最短的文字说明正文中讲述的是什么事情，以便收信人判断事情的轻重缓急，然后做相应的处理。 写法： 先写 “Subject: /Sub.: / Re: “, 在之后写出具体的事物。 如：Re: Mon-payment of Invoice No. 322/17 (关于322-17号发票项下未付的货款)。主题行下面常划一条线以示醒目。
11．c. c. or C / C (=carbon copy )(抄送)，表示同一封信抄送给其他人，后面列出其姓名。
12．Enc. (=Enclosures)(附件/随附)，表示随信附上什么材料，如价目表，发票，照片 等。
13．P.S. 附言，用于补充说明正文中遗忘了的事情。应尽量少用，因为它说明写信人计划性差。
14．身份行：说明写信人和打字员是谁。