文书档案的质量管理要求主要包括以下方面:
完整性要求:确保文书档案齐全、完整,包括同一事由的往来电子公文、电子公文的组件(如正本、定稿、公文处理单、集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿等)、红头、电子印章、文件标题、文号、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期等要素齐全。
文件格式要求:电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存,符合《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)第五章、第七章、第十章、第十一章的要求。
元数据捕获要求:参照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T 46-2009),捕获文书档案的元数据,至少应包括:聚合层次、来源、立档单位名称、电子文件号、档号、年度、保管期限、内容描述、题名、日期、密级、形式特征、存储位置、脱机载体编号、权限管理、机构人员名称、业务状态、业务行为、行为时间、实体标识符等20项。
封装要求:若条件成熟,可以参照《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T 48-2009)执行文书档案的封装。
归档要求:电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式,按时归档保存,支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换。
遵循这些要求,有助于确保文书档案的长期保存和有效利用。