如何做一名优秀的行政秘书

Question

如题所述

Answer 1

优秀的行政秘书是当今社会的稀缺人才，一名优秀的行政秘书不仅需要掌握职业资格认证所要求的基本知识，还要满足秘书技能的专业要求和秘书素质的内在要求。

今天，我们就一起来看看行政秘书是什么样子的。

何为行政秘书？

行政秘书作为一种职业，其岗位、角色、能力、修养四个要素紧密相关。

从能力上来看，行政秘书必须具备特定的基本能力，包括办公室事务管理能力、文书处理与写作能力、信息管理能力、会议管理与商务活动能力、体察判断与应变能力、沟通与社交能力。

能否成为优秀的行政秘书，在很大程度上要看他是否在基本技能的基础上拥有高级技能。

高级技能包括辅助决策能力、项目管理能力、知识管理能力、人际交往能力、公关应变能力以及综合协调等其他不易区分界定的能力。

行政秘书能力之“做事与业务能力”

一般秘书的办公场所是办公室，行政秘书的首要技能要求就是办公室事务管理，主要包括管理办公室环境、管理办公室工作日常、管理信息和接待工作等。

一般行政秘书在接听电话的时候要遵守五个原则：表达规范正确、礼貌热情且语言清晰和婉、语言简洁高效、保密原则、注意时间。

如果你在大学里参加过学生会或专业性的社团的话，你会感受到办公效率和时间管理的重要性。

同样，在行政秘书这一行业中，行政秘书办公效率的提高至关重要，而有效管理时间是提高秘书工作效率的关键。

行政秘书做事需要具有前瞻性，并且在工作期间不作任何与工作无关的事情，并且能够根据工作的复杂程度和重要程度，进行时间预测和规划，按照预定使用时间的标准进行有效的控制。

文书与档案工作是行政秘书工作的重要组成部分，信息的上传下达、信息的保存、工作和活动的协调等都要用到文书。

文书的格式和用途多种多样，常用的文书主要是公务文书、事务文书、商务文书、新闻文书、日常文书和公关礼仪文书等。

在会议上，行政秘书必不可少的技能便是做会议纪要，会议纪要是属于公务文书中的一种。

行政秘书除了需要拟写和处理文书之外，还要掌握归档、档案整理、档案分类、档案保管、档案检索等档案管理工作，以提高档案的利用率。

行政秘书的会务工作包括了会前的筹备、会间的服务以及会后的落实等辅助工作。

会前准备需要确定好会议的目标和议题并且为此制定计划，在审核通过后还需要布置会场、准备会议文件、发送会议通知以及进行会前检查。

在会议过程中，行政秘书担负着承上启下、照应内外、联系左右的工作，务必保证好各方面的调度指挥工作。

会后行政秘书需要负责好与会者的例会工作、会议文书立卷和会后总结。

我们都有听过五星级酒店，但是有没有听说过五星级行政秘书呢？行政秘书的综合能力是为了打造五星级行政秘书。

优秀的行政秘书具有较高的执行能力，有条不紊地统筹安排是其处理事务的良好基础。

在社交场合中，优秀的行政秘书表现出来的公关能力既包括形象公关也包括危机公关，综合能力中保证了行政秘书可持续发展的必要途径就是学习能力。

行政秘书能力之“做人与职业素养”

行政秘书在不同的场合有着不同的角色称呼，在这种背景下，行政秘书应该对自己有清晰的定位，那就是：定位从属、辅助工作以及任务多重。

行政秘书的权利基本上是领导权力的延伸，但是最大的不同是不具备强制性，在长期的工作中需要保证自己不被权利膨胀化并且清晰地认清自己的定位。

行政秘书的办公环境其实是很复杂的，良好的职业修养是积极的职场心态的内在支撑。

提到良好的职业修养，我们能想到的是在工作中耐心细致、谦虚谨慎、严守机密和忠于职守，但是其实行政秘书良好的职业修养还包括良好的采血修养。

良好的才学修养，是一个人深层次的文学修养，这与行政秘书的形象相得益彰。

职场心态是职业修养的外在表现，它会随着周围环境变化而变化，或是职场上的倦怠、焦虑，或是工作能力带来的心理压力。

行政秘书需要不断地在工作中发展自我的兴趣，并加强职业修养。

行政秘书素质越高，综合协调能力越强，工作起来就越轻松，心理环境就会变得宽松。

Answer 2

第一、多元化的能力。一名合格的高管秘书应懂得两国甚至三国语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能。

第二、组织能力。秘书应当是一个很好的组织者，既要为各种会议和活动做计划，又要安排落实，使计划顺利实施。

第三、沟通能力。秘书要善于和老板、同事以及客户打交道，善于协调企业内外部关系。

第四、获取新知识的能力。秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别在办公技术方面，要跟上计算机应用的发展步伐。

第五、团队合作的能力。秘书要积极参加到实际项目中去，需要收集信息、督促团队努力工作。

从秘书行业状况来看，人才市场对高管秘书的需求很大，但符合以上条件的人才又很少。这就需要秘书人员充实自己，提高自己的能力。本回答被网友采纳

Answer 3

首先穿着得体，形象美，工作能力强才是最重要的，老板交代的工作全部可以胜任并且可以完成的很出色，那就是一名优秀的行政秘书！