如何运用管理信息系统有效提高组织管理效率

Question

如题所述

Answer 1

简单来说，就是从管理信息系统的开发伊始阶段就要考虑这些问题，从开发过程中就注意并遏制这些问题的发生。
1.系统规划阶段——关键因素成功法
从系统规划阶段来说，可以运用到William Zani所提出的关键因素成功法来明确开发请求。即首先确立企业所想要实现的战略目标，或者说开发管理信息系统的原因。接着分析影响战略目标实现的各种因素并且找出影响这些因素的因素，也就是所谓的子因素。然后通过以上对于战略目标的明确，对于影响因素的分析，最终确立其中最重要、影响程度最大范围最广的因素（此仅正对某一领域或行业而言）。最后，确立对于此领域影响的关键因素的性能指标和评估标准，具体来说就是，对于这一因素衡量的标准与方法，与此同时也要注意衡量这一因素时所应该重视的或者是忽略的。
值得注意的是当这一关键成功因素得以解决后，又会出现新的关键成功因素，所以此方法有必要循环使用。
2.系统分析阶段——把握整体，关注细节
把握整体，应该是结合组织的整个风气文化，员工对某些工作性事务的需求程度来分析。同时也应该着眼于目前的整个业务流程，因为可能根据阶段的不同，业务流程中的某一部分是与现阶段不相适应的。所以把握整体告诉我们，分析阶段应该先明确一个大致的调整方向，然后才能对于局部的不足有一个灵活针对改善。
关注细节，应该是灵活的人性化的已解决员工不同的需求为目标，以营造整个组织风气为最终结果，以改变计算机本身的被动与僵硬为先决条件的一个方法。由于计算机具有一定的被动性和僵硬性，所以说面对环境的改变，人员具体需求变化无法做出及时的改变。所以把握细节告诉我们，分析阶段应该考虑到各种突发状况的发生与逻辑思路的变化，然后进行一个具体的，细致的预防或者是调整。
3.系统设计阶段——模块化与一体化结合
系统的设计阶段所囊括的内容很多，在这里笔者所想要强调的是设计阶段中的模块化的作用。简单来说，模块化与子系统的划分有关，但是又区别于子系统地划分。模块化是指解决一个复杂问题时自顶向下逐层把系统划分成若干模块的过程，有多种属性，分别反映其内部特性。
另外一方面，系统设计要根据某些不同情形可采取一体化的设计方式。
4.系统实施阶段——缩小实施阶段战线
缩小战线指的是在管理信息系统的事实阶段要有针对性，有重点的进行实施。只有这样才可以利用丰富的各种资源测试并实现该子系统地功能。这种缩小战略的实施思想也就意味着要有的放矢的进行系统的实施，缩小系统实施的战线或者说是范围。
组织的管理者
1.管理者的支持与信赖
管理信息系统的成功实施少不了企业决策层管理者们的支持与信赖。
因为管理信息系统不仅仅是个计算机系统，它还向企业灌输了一个全新的管理体系，管理思想。这种管理理想与企业现有的管理机构。管理体制不能很好地融为一体，就需要对已有的管理机构加以调整，对管理体制加以改造。这些工作已经完全超了电脑部门管辖的范围。组
织中的中高层管理者，普通员工，技术型人才都必须为管理信息系统的实现贡献出一份历练。
2.对技术型人才的激励
这些技术型人才是管理信息系统的维护与开发的中坚力量，他们直接决定了管理信息系统在企业组织的运行周期。
所以作为组织的管理者有必要对于他们采取一些激励机制。根据赫兹伯格的双因素理论，管理者应该对于其保健因素和激励因素都应该采取奖励措施，尤其是激励因素方面。如在薪金上可适当的根据工作的绩效增加工资。与此同时一个工作环境也必不可少。除此之外，工作本身的挑战性也是对于这类技术型人才的一个巨大的影响因素，具有挑战性的工作可能会激发他们的潜能与工作热情，尤其是对于技术型人才来说。
3.对于系统使用者的反馈与培训
为了使管理信息系统更加深入人心，而不仅仅停留于领导的所谓面子工程。管理者必须对员工使用管理信息系统的情况进行调查。并且根据调查结果制定出管理信息系统用户反馈报告。由此，管理信息系统的开发和维护和方可根据报告中的某些外部制约因素对于管理信息系统进行局部的调整与完善。
另外，报告中的由于某些内部因素制约导致员工满意度降低的内容，要进行员工的培训。这里所说的员工培训主要指的是以员工技能培训为主素质培训为辅。这里的培训方法主要采取讲授法与场景还原法。培训的目的是为了使员工了解和熟悉管理信息系统的操作。

Answer 2

大量的研究与实践表明，管理信息系统在我国应用的成败并不单单取决于技术、资金、互联网系统、应用软件、软件实施等硬环境，还取决于企业的管理基础、文化底蕴等软环境，而且这些软环境往往起着更重要的作用。管理信息系统是一个人机管理系统，管理信息系统只有在信息流通顺畅、管理规范的企业中才能更好地发挥作用。

1、规范化的管理体制。

从目前国内一些企事业单位的情况来看，通过组织内部的机制改革，明确组织管理的模式，做到管理工作程序化、管理业务标准化、报表文件统一化和数据资料完整化与代码化是成功应用管理信息系统的关键。

企业的管理信息系统必须具有市场信息管理、财务管理、原材料供应与库存管理、成本核算管理、生产计划管理、产品质量管理、人事与劳资管理、生产与管理流程管理等功能，而且所有功能都应该与总体目标相一致，否则很难建立起一套切合企业实际、能够真正促使企业实现现代化管理的高效管理信息系统。

2、具备实施战略管理的基础或条件。

管理信息系统的建立、运行和发展与组织的目标和战略规划是分不开的。组织的目标和战略规划决定了管理信息系统的功能和实现这些功能的途径。管理信息系统的战略规划是关于管理信息系统的长远发展计划，是企业战略规划的一个重要组成部分。

这不仅由于管理信息系统的建设是一项耗资巨大、历时长远、技术复杂的工程，更因为信息已成为企业的生命动脉，管理信息系统的建设直接关系着企业能否持久创造价值，能否最终实现企业管理目标。

一个有效的战略规划有助于在管理信息系统和用户之间建立起良好接口，可以合理分配和使用信息资源，从而优化资源配置，提高生产效率。一个好的战略规划有助于制定出有效的激励机制，从而激励员工更加努力地工作，同时还可以促进企业改革的不断深化，激发员工的创新热情。

而这些正是建立管理信息系统的必要条件。离开良好的战略管理环境，管理信息系统的实施即使可以取得成功，也不可能长久。

3、挖掘和培训一批能够熟练应用管理信息系统的人才。

一个项目能否得到成功实施，在很大程度上取决于其人才系统运行的状况和人才存量对项目目标、组织任务的适应状况。要在企业中成功实施信息化管理，就要求企业配备相应的技术与管理人才，可以通过两个途径来解决这个问题：挖掘其他企业的人才;培训企业内部现有人才。

4、健全绩效评价体系。

实施管理信息系统是一场管理革命，必须有与之配套的准则把改革成果巩固下来。总体来说，健全的评价体系应该做到：有助于激励员工最大限度地为企业创造价值；有助于企业将信息化与企业战略有机结合起来;有助于对企业绩效进行纵、横向比较，从而找出差距，分析原因；有助于企业合理配置信息化建设资源。

当然，这些目标的实现还取决于绩效评价体系中的指标体系、配套的奖惩制度与监督制度等。企业是否具备建立管理信息系统所必需的绩效评价体系，要结合企业现状和同行业的相关数据进行分析，并且在实施过程中不断进行检验。在推行管理信息化过程中一旦发现问题，就应当及时予以改进与完善。

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扩展资料

系统作用

1、管理信息是重要的资源

对企业来说，人、物资、能源、资金、信息是5大重要资源。人、物资、能源、资金这些都是可见的有形资源，而信息是一种无形的资源。以前人们比较看重有形的资源，进入信息社会和知识经济时代以后，信息资源就显得日益重要。

因为信息资源决定了如何更有效地利用物资资源。信息资源是人类与自然的斗争中得出的知识结晶，掌握了信息资源，就可以更好地利用有形资源，使有形资源发挥更好的效益。 

2、管理信息是决策的基础

决策是通过对客观情况、对客观外部情况、对企业外部情况、对企业内部情况的了解才能做出正确的判断和决策。所以，决策和信息有着非常密切的联系。过去一些凭经验或者拍脑袋的那种决策经常会造成决策的失误，越来越明确信息是决策性基础。

3、管理信息是实施管理控制的依据

在管理控制中，以信息来控制整个的生产过程、服务过程的运作，也靠信息的反馈来不断地修正已有的计划，依靠信息来实施管理控制。有很多事情不能很好地控制，其根源是没有很好地掌握全面的信息。

4、管理信息是联系组织内外的纽带

企业跟外界的联系，企业内部各职能部门之间的联系也是通过信息互相沟通的。因此要沟通各部门的联系，使整个企业能够协调地工作就要依靠信息。所以，它是组织内外沟通的一个纽带，没有信息就不可能很好地沟通内外的联系和步调一致地协同工作。

参考资料来源：/baike.baidu.com/item/%E7%AE%A1%E7%90%86%E4%BF%A1%E6%81%AF%E7%B3%BB%E7%BB%9F/85339?fr=aladdin#4"target="_blank"title="百度百科-管理信息系统">百度百科-管理信息系统