一、工程资料管理的机构设置：建设开发处工程资料的管理，由工程科设1名专人，负责资料收集、归档管理及与院档案室的接洽。 二、工程技术、施工管理资料档案的组成1．立项及变更文件：项目建议书及批复意见、可行性研究报告及审批意见、变更会审纪要及变更批复、相关会议纪要等。2．勘察、设计文件：工程地质勘察报告、详细规划方案、设计方案、扩初设计文本、施工图纸、施工图审查意见等。3．职能部门审批文件：规划方案批准意见、建筑工程规划许可证、环评报告及环保审批意见、人防部门批复、消防建审意见、交警部门意见、绿化审批、质监登记、施工许可证等。4．工程项目招投标文件及合同：（勘察、设计、施工、监理）招标文件、（勘察、设计、施工、监理）投标文件、（勘察、设计、施工、监理）中标通知书及合同、订货合同、技术咨询合同及其他合同。 5．监理文件 ：监理规划、监理大纲、监理月报、进度控制、质量控制、监理工作总结等。6．建筑安装工程施工过程资料： 各专业工程图纸会审记录、施工组织设计、工程联系单、材料设备质量合格证、质保书及检验报告、隐蔽工程验收记录、测试及调试记录、分部工程质量验收记录等。7．建筑安装工程竣工验收文件及竣工图：竣工验收报告、单位工程质量竣工验收记录、竣工验收证明书、综合竣工图及各专业竣工图等。8．各职能部门验收意见 ：各职能部门消防、环保、规划、市政等验收合格批准书、建委备案证明等。9、院或处领导在工程工作中所做的重要批示及文字性记录。 三、工程技术、施工管理资料的收集与保管1．上述资料中，第7、8条建筑安装工程施工及竣工资料由施工单位负责编制整理，在施工前及工程竣工后全数移交我处。2．建设开发处各岗位工作人员在工程施工至竣工期间，应及时的向设计、施工及各相关单位索要工程图纸、资料档案，以便日后工作所需，并有义务积极配合、及时将相关的各种工程资料提供给工程科资料管理人员。3．资料管理人员应从建设工程立项起，向业主、勘察、设计、施工和监理单位提出编制、收集建设工程档案的要求，及时收集建设项目工程准备、建设、竣工验收各环节的文件资料，项目部要督促施工单位按城建档案管理规定及我院具体情况和需要提供各种施工文件、图纸及档案，并在竣工验收前提供完整的竣工资料，做到建设工程档案材料的收集、编制与工程建设进度同步并完整。4．资料管理人应做好资料图纸收发登记及管理：（1）建设开发处因工作需要，说明查阅目的和内容，即可查阅相关的开放的工程档案资料，并可摘录和复制。（2）其他部门和单位查阅重要工程档案，须相关领导同意证明，必要时提供领导审批，方可查阅。（3）建立文件签收制度，在签收重要文件、合同、会议纪要、联系单、预决算书等工程资料时，需收件人签字， 登记工作单位、签收时间及份数。凡因工作需要借阅工程资料时，须填写借阅登记表，妥善保管图纸、资料，并及时归还。 工程业主在项目决策阶段全面负责开展以下各项工作。 （1）组织编写项目建设书或进行投资机会研究。建设项目应符合国民经济长远规划，符合部门、行业和地区规划的要求。 （2）自行组织或委托工程咨询单位进行项目可行性研究。可行性研究工作要坚持实事求是，切不能主观决断，要使项目建立在科学的基础上。
http://xy.study365.cn （3）提出项目目标，组织编制项目决策文件，确定项目建设方案。项目建设方案的选取，要充分考虑项目内外的客观条件，使建设方案得以顺利实施。 2.2项目实施阶段的职责 （1）委托社会监理。业主应当根据建设监理制度的规定及项目所在地建设行政主管部门的要求，并结合本单位的需求委托工程监理。委托监理要结合项目的特点，委托资质相适应、信誉高的监理公司，有条件的地方提倡采用招标方式委托监理。
http://bbs.study365.cn （2）提供建设基地。这是项目业主一项重要工作。除了购置土地外，应做好拆迁工作，以及清除地上、地下障碍物，通水、通电、通讯、道路；提供工程现场及周围地区地下管网资料，办理承包方有关手续、证件、批件，公用设施保护与搬迁，移交测量用水准点和从标点，办理临时占地、占路等报批工作。项目业主应负起责任，应自己完成的工作不应交给承建单位去完成，如委托去办，应负经济责任。 （3）组织委托勘察和设计工作。对于已经委托设计监理的项目，应在监理单位的协助下进行。包括：选择勘察和设计单位，组织设计招标，商签合同，组织设计竞赛。一般在监理的协助下，由项目业主决策。 （4）组织施工招标工作。对于已经委托社会监理的项目，招标工作应在监理的协助下进行。但是关键性完全由项目业主决定。施工招标，项目业主必须坚持选择施工承包单位的原则；承建单位有符合国家规定的注册资本；有与其从事的建设活动相适应的具有法定执业资格的专业技术人员；有从事相关建设活动所应有的技术装备；有一定的从事相关建设活动的业绩等。 （5）项目业主必须向有关的勘察、设计、施工、工程监理等单位提供与建设工程有关的原始资料。原始资料必须真实、准确、齐全。原始资料是勘察单位、设计单位、施工单位监理单位赖以进行勘察作业、设计作业、施工作业、监理作业的基础性材料。一般情况下，项目业主根据委托任务必须向勘察单位提供勘察任务书，项目规划总平面图、地下管线图、地下构筑物、地形地貌等在内的基础资料；向设计单位提供政府有关部门批准的项目建议书、可行性研究报告等立项文件，设计任务书，有关城市规划、专业规划设计条件，勘察成果及其它基础资料；向施工单位提供项目概算批准文件，建设用地的征用资料，有能够满足施工南非要的施工图及技术资料，建设资金和主要建筑材料、设备的来源落实资料，建设项目所在地规划部门的批准文件，施工现场已完成“三通一平”的平面图等资料。向工程监理单位提供的原始资料除包括给施工单位的资料外，还要有建设单位与施工单位签订的项目承包合同文本。本文转自项目管理者联盟 （6）根据工程承包合同作好业主方的材料和设备采购工作。由业主采购的材料和设备应在承包合同中规定。业主供应材料设备的，双方应当约定供应材料设备一览表；按一览表约定的内容提供材料设备，并向承包人提供产品合同证明，对其质量负责。业主供应的材料设备，承包人派人参加清点后由承包人妥善保管，业主应支付相应的保管费用。业主供应的材料设备与一览表不符时，业主承担有关责任。业主供应的材料设备使用前，由承包人负责检验或试验，业主供应材料设备的结算方法，双方在专用条款内约定。 （7）筹集建设资金，履行货币支付义务。筹集建设资金，按合同协议的约定支付方式和付款办法，按时按量提供给工程承包单位、材料和设备厂家、社会监理单位及其他有关勘察设计单位的付款。严格杜绝资金不足、让有关单位垫款、不按时支付价款的违约事件发生。 （8）协调与工程项目有关各方的关系。在委托工程监理的情况下，工程项目的协调工作应主要由监理工程师承担，包括与承建单位的协调及与材料设备厂家的协调等。但是，作为业主应是重要的协调方。监理工程师对于必须由业主进行决策的事项，他们两方必须需要协调，基本上应由业主去协调。
http://xy.study365.cn （9）项目动用前准备。包括人员培训；组织生产人员参加设备安装调试，落实原材料、协作产品、燃料等，建立管理组织机构等。 （10）验收。组织有关单位共同参与验收。在社会监理单位的协助下，办理工程结算和编制工程决算，并作好保修阶段的有关工作。 上述应由业主完成的工作，业主应按施工阶段的需求，有计划、有步骤地进行，业主认真履行自己的职责，对实现项目目标起着关键作用。