如何使用Excel和Word联用中的邮件合并功能

Question

如题所述

Answer 1

开EXCEL，新建工作薄（取名为：excel数据）；将所有的键值（关键字）横向输入在表格的第一行。 注意是横向哦，否则合并时word搜索不到！！！ 在开始的几行放置一些接受标准；并将数据输入。（下图中标黄色的两行是需要的数据，上面几行是标准） 2 Word中建立需要打印的模板（取名为word模板）； 根据自己的需要将模板建立好，以后就不用再更改了哦！ 需要注意：word和excel需要放在一个文件夹中，excel文件名称编辑后就不能再更改了，word名称可以根据需要修改。 3 接下来就是要将EXCEL中每行的数据自动添加到word模板中对应的位置； 点开word，右键点击菜单栏，出现选型框，选中邮件合并（见下图），使邮件合并工具栏出现。或者点击 工具—>信函和邮件—> 显示邮件合并工具栏（见下图）。 4 邮件合并工具栏如下图： 5 从左到右，点击第一个“设置文档类型”，按照下图进行操作，点击确定： 6 事先在Word的设置 工具→选项→常规→打开时确认转换（打√），否则下一步不会出现确认数据源选项。 7 点击第二个“打开数据源”，按下图依次进行操作，确认； （打开时如果你的excel设置了密码，就正常输入密码即可） 8 这时，“邮件合并”工具栏上原来灰色的图标现在就亮起来一部分了； 从左到右，点击第6个“插入域”，选择数据域，分别将以下域插入到表格中对应的需要输入数据的位置上； 以“性状”为例，先将光标移动到word中性状的结果位置；点击“插入域”；选择“性状”数据域，插入； 9 按上述 方法将所有数据域都插入进去； 10 插入后，点击第8个“查看合并数据”，显示域如下： 下图中的“定为记录”位置显示为1，表示此时模板中的数据为excel表格中的第二行； 11 我们的有效数据从excel表格中的第6行开始，因此，点击“定位记录”后面的箭头，将其数字调整至5即可；依此类推。 END 有时我们需要对引入的数据小数位数进行限定，比如“杂质1”，excel表格中为0.8，仅一位小数，但我们想引入word后自动变为0.80两位小数，那就需要按如下方法设置。 点击“查看合并数据”，使数据位置显示如下图所示： 将鼠标移动到“杂质1”数据域的位置，右键切换域代码； 在后面加入“\# 0.00” 3 这次再“查看合并数据”吧！