如何成功策划一场高大上的峰会活动？

Question

如题所述

Answer 1

近年来，沙龙、峰会等活动成为越来越受企业欢迎的营销活动。那么如何成功的策划一场高逼格、高上座率、高留座率的活动呢？下面有一些经验跟大家分享一下，如果觉得写的好，或对你有帮助的话，不妨点个赞，鼓励一下。

好了，废话不多说，直接干货走起。

策划活动之前，先考虑三件事情。

确定活动主题、确定工作事项、确定活动工作人员。

一、确定活动主题。

确定项目主题，需要搞清楚几个问题。

1、这次活动是由谁发起的？BOSS？营销总监？品宣部门？

2、活动目的是什么？做品牌推广？新品发布会？会务营销？

3、目标人群有哪些？企业家？政界名流？文艺圈人士？学生？

4、活动主题文案是什么？知道了做这个活动的目的，就不难敲定主题了。至于如何想出一个高大上的主题名称，接下来就是文案的事情了。

这里需要注意的是，要想活动逼格高，一定要请大咖。不论政商文娱，大咖都自带流量，自带影响力，自然烘托出活动的档次来。

二、成立项目组。

事都是人干的，一定得成立项目组，确定好由哪些人去做哪些事。项目组中的每个人又有哪些具体任务分配，以及时间节点。

那么问题来了，到底策划一场活动需要哪些人参与呢？

1、通常来说，首先有个总统筹的人。负责跟领导确定方向、安排任务、协调资源、过程审核、项目跟进等，类似项目经理的角色。

2、其次需要文案策划。负责活动过程中所有创意文案的撰写，包括各类海报宣传标语、宣传内容、领导致辞、主持人串稿等，以及活动前期的推广文案和活动结束后的报道文案。

3、再者，要有设计。负责所有宣传物料的设计，包括主题宣传海报、嘉宾海报、报名详情页、手提袋、函、工作证、臂贴、席卡、名牌等。

4、IT技术。如果想要把活动做的再高大上一些，就需要借助一下科技的力量，做些更有趣的互动，或为流程增色。那么就需要一个技术人员，帮你实现一些交互功能。

5、物料对接。一场活动下来需要的物料很多，最好有个专门的人负责物料的制作。包括选择供应商、费用报价、制作跟进等。

以上只是基本的人员配置，主要负责前期策划和执行的。至于究竟需要几个人，得根据活动的大小和项目周期来判断。有些大型活动，周期又短的，光设计师就需要至少2-3个人。

但一场成功的活动，尤其是大型活动，往往都不是一个小组就可以独立完成的，更多的时候需要各个部门甚至整个公司的通力合作。

三、确定工作任务。

简单来说就是策划一场活动需要做哪些事情？这里要分活动前期、活动当天、活动结束后三个阶段。

活动前期的事项主要有：

1、除了前面已经确定好的主题，需要确定本次活动时间？活动的规模？需要预定多少座位的会场？地址安排在哪里合适？

2、流程设计。有几个环节？谁主持？谁开场？有几个嘉宾演讲？讲什么？讲多久？

3、需要哪些嘉宾？嘉宾是本地的还是外地的？如有外地嘉宾是否还需要安排接待？嘉宾是否是公众人物，需要戒备媒体？

4、需要准备哪些物料？是否需要视频制作（如果想让活动显得高大上，建议放些视频或小特效）？伴手礼用什么？什么规格？预算多少？

5、活动宣传事宜？在哪些平台推广活动消息？如何报名？报名后如何参会？是否免费？

6、媒体合作。活动现场是否需要媒体记者朋友的采访？媒体接待工作。

7、活动结束后是否有嘉宾晚宴？嘉宾或来访人员接送事宜。

8、供应商对接，设备租赁，媒体、宣传、拍照。

9、项目组人员安排、项目审核、进度跟进。

此处需要注意的是，设计师对于活动的规格、调性所定好的主视觉很重要，所有的物料都跟着主视觉走，会直接影响整场活动的格调和档次。

活动当天需要做的事情：

1、所有物料到场，现场搭建、摆放、安装。注意嘉宾席台卡、名牌等摆放到位。

2、现场彩排：过流程、图片或视频播放、PPT和音响、灯光等设备测试，主持人串稿、嘉宾人员到位。

3、现场签到、登记、拍照、接待、入场指引、伴手礼发放。注意将重要嘉宾指引入席，不要坐错位置。

4、现场媒体接待，预留前后采访的时间和位置。

5、活动过程中的现场控制，掌握嘉宾发言时间，尽量不要出现过多的超时。

6、嘉宾接送。

7、晚宴安排。

活动结束后的事情：

1、项目复盘。回顾项目的过程，鼓励做的好的地方，反思考虑不周的地方，以后改进，以及人员奖惩。

2、后期宣传，媒体通稿。做了什么事情，做的怎么样，取得了什么样的效果，得广而告之。

四、注意事项。

活动是否成功，很大程度体现在细节上。这里分享一些活动策划和执行过程中需要注意的一些问题，希望能帮助大家把活动做的更好。

1、主题文案一定要尽早确定，敲定了就不能改变。后续很多事情都是根据这个主题来开展的，一旦主题变了，后面的很多事情就会产生连锁反应，跟着变动，费时费力。

2、流程设计不要过多，每个环节时间不要过久，尤其是嘉宾演讲，最多不要超过15分钟，多了就没有人愿意听了，影响留存率。还有嘉宾上场顺序很重要，谁先将，谁压轴讲，会直接影响留座率。

3、嘉宾一定要提前，并且多几位作为备选，避免一些嘉宾临时有事冲突。有些嘉宾如果有演讲的，尽量提前彩排，对稿，框时间。

4、互联网时代，流量为王。不管活动目的是什么，建群都是个必要的动作。人脉链接，资源共享，不枉费忙碌一场。所以，一定要记得提前打印二维码，方便现场扫码进群。

5、提前关注天气预报，做好面对阴雨天的B计划。

6、提前去现场堪景，规划好指引路线，有些地方如果很大，或者在类似高校这样的地方，可能有好几个方向通向会场，注意做好指引牌。

7、一定要预备几个会开车的人，协助嘉宾接送事宜。

8、做好现场安保，谨防某些别有用心之人现场捣乱。同时搞好媒体关系，争取多些正面报道。

9、工作人员幸苦一天了，再忙也不要忘记安排好工作人员的一日三餐哦。

10、活动结束后收拾好场地，留给场地提供方一个好印象。

最后再给大家添点干货，为了办活动更方便，给大家分享一些非常好用的供应商和工具。

1、云摄影（Vphotos）。Vphotos会派摄影师到现场，活动现场的照片实时传递到网上，通过微信链接即可实时看到现场活动照片。

2、活动管家。可以承包活动所有的物料制作、场地搭建、背景板、设备供应、主持人等等，也就是除了策划之外，其他的事情都可以交给他们做。当然了，价格不菲，如果预算有限的话，就不要找他们了。

3、除了微信朋友圈，活动还可以发布到活动行、互动吧平台。

4、多会，活动报名系统，扫码报名，简单方便又快速。收费的，价格不高，年费几百块。

5、盛视天橙。是一家做视频的公司，可以做企业宣传片、TVC广告片等，特效或小视频更不在话下，品质很高。

好了，感谢认真仔细的看完这篇干货分享文的朋友。如果你有所收获，欢迎点赞、收藏、转发，有什么问题也可以给我留言。