在企业的运营中，跟单员扮演着至关重要的角色。他们的工作内容复杂且广泛，需要与各部门紧密协作，既要向上级反馈项目的进度，又需实时监控相关人员的工作动态，任何疏忽都可能导致重大失误。因此，利用专业的跟单工具能够显著提升工作效率。例如，跟单网提供丰富的行业资讯和专业的外贸跟单软件，能够解决跟单过程中的重大、琐碎事务，让工作变得轻松。这些工具不仅解答了跟单过程中的知识难题，还提供了完整的软件系统，使跟单员从繁琐的事务中解脱出来，从而提升企业的整体管理水平。
确切地说，跟单文员是专为订单而设的岗位，他们负责跟踪产品和服务的流程，确保按期交付，对出货时间负有直接责任。他们的工作不仅仅是订单的执行者，而是整个业务流程中不可或缺的一环。
在官方的定义中，外贸跟单文员是商务行业中继国际商务从业资格、国际货代员和国际商务单位员之后的第四个重要职业培训和认证考试。他们是在外销员签订贸易合同后，具体负责单证流转、合同执行、货物处理、报关报检、保险等各个环节的业务助理，确保按照合同规定顺利完成交货。