相信有很多公司都需要每天汇报工作,但是大部分的职场人员,并不懂得汇报工作;
其实汇报工作的本质,不是你向领导反馈了多少事情,而是领导从你这里得到了多少信息,这才是汇报工作的重点。
那么大家在与领导相处时,如何才能有效的向领导汇报工作呢?
如何更好完成工作汇报,做出逻辑清晰的PPT,是众多市场、运营人在实际工作中都会遇到的问题。
其实,工作汇报是有套路的,我们之所以觉得汇报难,是因为被这两个维度限制住了:
一,思考的维度
二,制作的维度
要突破上面所说的两个极限,可以把工作汇报的内容分成两块:
一,在工作汇报前应该思考哪些内容
二,如何快速呈现一个好PPT
在此基础上,工作汇报可产生一句话的公式。简单来说就是:
主体在多长时间内,向谁,用什么结构做工作汇报,以期达到他的汇报目的。
公式包含五大要素,其中前四个要素都会影响到后面的工作汇报应该呈现怎样的结构,即汇报主体、汇报时长、汇报对象和汇报目的。
不管你要汇报多少事情,首先应该想明白汇报工作的目的,也就是说自己要向领导表达什么,汇报完工作让领导记住你表达的核心才可以;
工作汇报最主要的基本原则:“利他性原则”。
其实大家在汇报工作时,不需要将问题搞得太复杂,只要能够将问题表达好,不管多少问题尽量不要超过三点,就算你说的事情多了,领导未必全记得住,甚至你汇报完工作,领导也不知道你要表达的重点;
所以说,向领导汇报工作时,首先要想明白向领导传递什么信息。
同样汇报内容,上级所关心的、平级所关心的,以及下属所关心的不会一致。
一般来说,上级关心的内容多于同级和下属,可能出现的状况也多于同级和下属,处于不同项目和不同情境期望收到的汇报内容可有所取舍。
相信大家都习惯先铺垫背景,然后再慢慢描述这件事情,知道最后再跟对方说事情的结果;
其实这样的叙述过程没有啥问题,但是在向领导汇报工作时,就是非常一个严重的问题;
虽然在铺垫直接叙述问题时,能向领导传递更多的信息,但是领导听了之后,肯定不知道你要表达的重点,说不定领导都没有听明白你要表达的意思;
相信非常忙的领导,也不会给你很多时间做铺垫,其实可以先说事情的结论,那么你省略了整个过程,领导也会明白你要表达的意思;
所以说,大家向领导汇报工作时,首先要先说这件事情的结论。
有些年轻的职场人员,在向领导汇报工作时,为了突出自己已经用心了,喜欢将PPT写得满满当当,其实这种心理只是满足了自己,一点都没有考虑到观看者的感受;
既然选择用PPT来汇报工作,那肯定是在工作会议中作汇报,不并不是只有领导是观众;
当大家看到你PPT的第一张,写得满满当当,相信大家都不愿意再继续看下去,满满当当只会给大家一种堆内容,或者打小广告的感觉,最好的做法写个精简的观点,或者将标题写成结论就行了,这样也容易引起大家的好奇心;
所以说,向领导汇报工作时,一张PPT最好只放一个观点。
关于时长,时长对汇报结构会产生较大影响。
大家在工作会议中,想要将自己的工作汇报清楚时,首先要考虑到同事们的接受程度,当大家只愿意听10分钟的内容时,你的演讲绝对不能达到半小时。
大家在汇报工作时,要明白不能为了汇报而汇报,而是要让大家明白你要表达的意思;
所以说,汇报工作尽量超过10分钟,PPT最好不多于10张。
原则上时长不同,应该给出不同的汇报内容,时长分为四种:
1、时间充分:讲整体,完完整整表述;
2、时间紧凑:选择重要章节、部分来讲;
3、时间紧张:挑选其中三个重点来讲;
4、电梯法则:完全没有时间仔细听汇报,用一句话或者用两句话来概括。
如果领导只有电梯里的60秒,你只能讲一句话,讲什么?讲最重要的那个结论,最能够吸引的那个点,以便你的领导可以给你更多的时间听你汇报。
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