会议通知一般要具备六要素，分别是：参加人员、会议名称、会议议题、会议时间、会议地点、会议其它要求。
1、参与人员
参与人员又叫与会者，就是参加会议的正式成员，但有时也需要列席者。
2、会议名称
正式会议必须有一个恰当、确切的名称。3、会议议题
议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。
每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。
有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总。再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入
会议议程的正式议题。
4、 会议时间
会议时间有三种含义：
①指会议召开的时间；
②指整个会议所需要的时间、天数；
③指每次会议的时间限度。
5、会议地点
会议地点，又称“会址”，简单的说就是在哪里开会。
选择会址，要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。
6、会议其它要求
如，
着装规定，需要携带的物品，到哪里领取会议材料等。
上述6要素，在下达会议通知时，必须明确清楚，这样才能保证会议的正常进行。