公司刚成立，所有文件应该按什么规则编号？

Question

如题所述

Answer 1

1. 公司标识编码：文件编号的第一个部分可以采用公司的标识代码，例如百度可以使用“B”或“D”作为文件编码的首位。在本例中，我们选择“D”作为编码的起始字母。
2. 文件类型编码：第二个编码可以用来表示文件类型。例如，可以使用“QB”来代表企业标准，或者使用“WJ”表示公司文件。在本例中，我们选择“WJ”作为文件类型的编码。
3. 部门编码：第三个编码用来表示文件发放的部门。例如，办公室可以用“O”表示，销售部门可以用“S”表示。在本例中，假设是销售部门发放的文件，因此我们添加“/”来分隔编码，得到：DWJ/S。
4. 文件级别编码：第四个编码可以用来表示文件在ISO体系中的级别，如公司手册（一级文件）可以用“A”，程序文件（二级文件）可以用“B”，操作标准（三级文件）可以用“C”。在本例中，我们以三级文件为例，使用“C”作为编码，得到：DWJ/S-C。
5. 文件种类编码：第五个编码可以用来进一步细分文件种类，如安全类文件用“A”，标准类文件用“B”，公共制度文件用“C”。在本例中，我们以安全类文件为例，得到：DWJ/S-CA。
6. 流水号编码：第六个编码用作文件发放的流水号，其位数应根据公司可能发放的文件数量来确定，建议使用三位数编制流水号。在本例中，假设这是销售部安全类文件的第一份，则流水号为“001”，最终文件编码为：DWJ/S-CA001。
请注意，在编制文件编码之前，应对公司文件进行分类规划，并根据分类规划进行分级和选择有代表性的编码。编码可以选择分类名称的拼音字母首位或英文单词首位。
归档文件编号是为了标识归档文件在全宗中的位置，并通过归档章在文件上注明，以便于后续的编目工作和日常管理及查找利用。