回复函格式通常包括五个部分：开头、主体、结尾、结束语和落款。
在开头部分，明确阐述发函的原因和目的，可以用诸如"现将有关事项函复如下"这样的过渡语引出下文。例如，先引用对方来信的标题和编号，如"×年×月×日贵单位来函收悉"，接着说明经过研究后决定做出答复。
主体部分是回复函的核心，需要清晰、准确地表达答复内容，针对来函的具体事项给出明确的回应或解决方案，确保对方能够迅速理解并采取行动。
结尾部分通常使用礼貌用语，可能包含给予支持、合作的承诺，或者提出希望和要求。比如，"特此函复"这样的结束语。
落款包括发文单位全称和成文日期，单位名称下方盖章，日期用汉字书写完整年月日格式。
下面是一个示例：
（单位名称）关于（来信主题）的复函
尊敬的（对方单位）：
感谢您于（日期）的来信（文号）。关于（具体事项），我们已收到并进行了审议。根据（相关标准或规定），我们建议按照（具体方案）执行，并请（相关单位）进行确认。
因此，对于（发函事由），我们将以（执行标准或计划）为准。
（单位名称）（公章）
（成文日期）
值得注意的是，回复函和回函在内容和使用场合上有所区别。回函仅是对对方来信的回应，而复函则可能包含初始信件的补充说明，适用于上下级或业务关联单位间的正式沟通，要求明确且及时。在非正式场合，回函则更为灵活。
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