凡事要有证有据。
发生这件事情之后,我的建议是:
1、处理好这件事情;
2、做好避免下次发生类似事情的工作。
关于处理的建议:
1、发现的定金条 按照定金条上的金额,把定金收回来,问下关于这个定金的情况[这个印刷合同的内容:项目是什么,数量多少,是否已经交付,余额收回来没有等。什么时间的事情。][你可以假设他是工作忙,忘记了这个事情,开玩笑的说,提提关于“你也不会因为这些钱犯法的什么的……”顺便问问还有没有忘记了没给你说的。注意观察他的表情,近期工作状态等。]
听你的意思,公司的定金条是特定的一个单子,但不知道是否有编号啊?是否也是一式三联,加盖公司公章等的。
如果是加盖公章的,至少说明,这个定金是他代表公司收取的。所以一定要拿回来。
如果有编号,你清理一下号码就知道缺失了哪些,重要的单据,即使是作废的,也要同未作废的单据放在一起。作废的单据,所有联都要拿回来。
如果没有编号,如果你能知道一本定金条是多少张,也方便清理。
如果两者都不能,那么可能有点麻烦。
2、你怀疑他拿公司业务然后私人承接业务
这句话我不太明白你的意思,你的意思是否是:你怀疑他拿公司的定金条作为他自己承接私人业务时开具定金条的单据使用?
如果只是挪用了单据,但单据又不是公司特有[没有加盖公司公章,单据上没有印刷有公司的名字,公司地址等],那也只能说明他运用职务之便用了公司两张单子而已。
你们的定金单上,会不会写上客户的电话?你给客户打个电话就知道他是代表公司去谈的业务,还是他自己接的私活了。
另外不知道你们是否签订劳动合同的,如果签订了的话,劳动合同中一般都会有关于不得兼职,不得以职务之便侵犯公司权益等类似的条款。那么,他的做法确实违反合同,可以适当给予追究。
关于如何避免的建议:
1、定金条,打上公司的名字,设定编号,写上公司的地址,联系电话,投诉电话等。定金条至少3联:存根一联、客户一联、印刷部门一联[印刷部负责人负责收取保管。印刷部门凭已收取定金的定金条出货]。
2、定金条专人保管,领用人签字,设定定金条清算周期[存根联、印刷部门联对照清算]。再每月将原材料进货情况同出货情况一对照,就知道是否正常了,也可以避免印刷部门同销售部门人员联合起来欺下瞒上的中饱私囊。
3、或者还不放心可以指派自己亲信的人去负责收款。
4、开发出来的客户资源一定要备案,时常检查,老板也适当的电话联系下。也可以避免员工离开带走客户的事情。
5、制定流畅,规范化,对于违规者,要有相应的惩罚措施。
反正,遇到问题,就解决问题,同时要避免下次发生类似的问题。
不是很熟悉印刷行业,希望对你有帮助。
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