回函的格式是：
1、开头
明确写清楚发函的缘由，概括交代发函的目的、根据。
然后用过渡语"现将有关事项函复如下"等引起下文。
缘由部分先引叙来文的标题和发文字号，如"×年×月×日贵单位来函收悉"或"×字×号函悉"，然后写"经研究决定函复如下"为过渡语。
2、主体
主体是复函的核心部分，要用简洁得体的语言把要告诉对方的问题、意见讲清楚，使对方接到函后能快速了解来函的意图，准确作出反映，叙写清楚。
答复事项要有针对性。
3、结尾
一般用礼貌性的语言向对方作出答复，如给予支持、帮助或合作，或提出希望和要求等。
4、结束语
一般为"此复"、"特此函复"等惯用语。
5、落款
由发文机关和成文日期组成。发文机关写全称或规范化简称。成文日期要用汉字写明年、月、日,加盖公章。
回函和复函的区别如下：
1、内容上的的区别：
回函是发一封信函给别人，随后别人给的回复的信函；只有这一种情况。
复函不仅同时有回函的含义，还包括某人发出一封信后，随后又补发了一封信给对方。
2、运用场合的区别：
复函，适用于答复不相隶属机关的业务问题或上级机关的办公部门、业务职能部门答复下级机关的请示事项时使用。这种函的针对性强，对方请求解决什么问题就回答什么问题，同时要求有一定的时效性。
而回函的运用场合相比较之下就显得宽松多了，用在不那么严肃的场合。可以用在亲友等关系亲密的情况下。
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