通用公文是指适用于各种机构、部门之间相互联系、沟通和交流的公文。这种公文形式是为了保证信息的准确性、形式的严谨性，避免信息的混乱和误解。通用公文的优势在于其模板严格、规范、简洁明了。而且，通用公文形式通常采用电子文档处理，大大提高了公文传达的效率。
通用公文是公共文件的核心，用于决策、执行、监督和沟通方面。 它们具有长期保留的性质，以记录事件、管理信息和发放信息的方式。通用公文具有很强的权威性，因此必须完全符合形式和流程规定。再加上其内容的准确性和及时性，使其在管理和统计方面具有重要的作用。
通用公文是维护组织和企业形象的一个重要工具，是反映一个机构或企业精神面貌的一种重要手段。通用公文可以通过组织者说文笔的语言，合乎逻辑的思路，清晰、简洁、易懂的表述，来传达一个企业的理念和形象。通用公文的内容和语言盘旋能忠实地反映组织或企业的常规方式和行为准则，使受众能够理解和接受。这种一致性带来的信任和建立的感觉是不可估量的，能提高效率，促进团队协作和合作。