在完成建设项目的文件积累后，必须对其进行系统的整理，并归档。项目文件的系统整理涉及按照特定的原则和方法，尊重文件形成的规律和成套性特点，将具有有机联系、价值相近的文件组合成集合体，这些集合体称为案卷。项目文件的组卷过程即是将文件依据其形成规律和联系组成案卷的过程。
项目文件的组卷应遵循成套性和内在联系性原则，即根据文件的规律和特点进行科学分类和合理组卷。应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《建设项目档案管理规范》，以及各行业工程技术施工、验收评定规范和档案管理规范，对文件进行分类、整理和编组。
组卷时还需保证卷内文件的独立完整性，即确保卷内文件内容相对独立且完整，根据文件性质、特点和数量组成一卷或多卷。对于独立成册、成套的文件，应保持其原始状态，避免拆散重新组卷。
项目文件的组卷要求由形成单位按照档案管理要求进行。在组卷前，必须确保文件收集完整、签章手续完备，且载体和书写材料符合档案保护标准。特别注意避免案卷内文件重复、不同保管期限文件混合、不同载体文件混合组卷的情况。
根据不同行业的特点，项目文件的组卷方法有所差异。例如，项目前期文件、工程管理性文件、竣工验收文件和生产准备文件，通常按阶段、问题、来源组卷。设计文件应按阶段、专业分卷，更改文件应按专业和时间。施工文件一般按单位工程组卷，调试文件按调试阶段、专业、系统组卷，质量监督文件按阶段、节点、专业组卷，监理文件按文种、专业、时间组卷，原材料质量证明文件分专业按材料种类、型号组卷，设备文件按设备成套性特点分专业、系统按台套组卷。
在组卷过程中，常见问题包括前期文件内容过多、施工文件未按工序组卷、调试文件未按阶段组卷、质量监督文件未按阶段和专业组卷、监理文件未按文种和专业组卷，以及原材料质量证明文件未按专业和材料组卷等。这些问题应通过遵循文件形成的自然规律、保持内容相对独立完整、区分不同阶段和专业、按照文种和时间顺序等方式解决。
项目档案管理人员有责任确保项目文件的组卷工作质量，以便为未来的生产运营工作提供高效、有用的档案支持。
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