物料验收、贮存、发放管理规程 1 物料验收 1.1 接收准备 1.1.1物料到货前由采购员通知保管员做好物料接收准备。 1.1.2保管员清洁收货区域，清洁库内待验货位。 1.1.3保管员检查所用计量检测设备是否正常，计量合格证是否在有效期内。 1.2 收货 物料运到仓库后由保管员负责接收，指定卸货地点（收货清洁区）。货物卸完后，保管员清点货物件数，在送料单或运输交接单上签字。 1.3 编号 按“物料分类、编号管理规程”对该批物料进行编号，填写“进厂物料总帐”。 1.4 初验 保管员备好“物料初验记录”(需称量者备“称量记录”)及状态标志(“物料状态卡”、状态牌)对到货物料逐件进行初验、清洁。 1.4.1 供货检验报告书 按“物料采购管理规程”和原辅材料规格标准要求，凡要求每次供货提供检验报告书的物料，应在初验时验收有无检验报告书，并将检验报告书随“物料请验单”交往质量保证部。 1.4.2 物料外包装 ①每件货物上应有“货物标签”或“产品合格证”或在包装上标示，内容至少应有品名、规格、数量、生产单位、生产日期或调出日期；中药材应有品名、产地、数量、供应单位等。不得有与所装物料不相符的内容。 ②供货物料的包装应清洁无污染，不得污染所供物料。用擦拭、毛刷或吸尘器可清洁者按合格品验收。 ③包装应牢固无破损。采用简单缝补或封贴可补救的轻微破损按合格品验收。 ④应无受潮。 ⑤应无混杂（窜货）。 1.4.3 清点数量或称重 查看每件标示量（定额或不定额），必要时进行抽查。需称量者执行“物料称量管理规程”及相关衡器操作规程，并填写“称量记录”。 1.4.4 进仓 初验合格者，按“定置管理规定”置于仓库规定区域的待验货位上码放整齐，设待验标志(挂黄牌，装待验“物料状态卡”)。初验不合格而不能在当日处理合格者，立即转入不合格品区，设不合格标志(挂红牌，装不合格“物料状态卡”)，并按“不合格品管理规程”及时处理。 1.4.5 填写“物料初验记录”及“进厂物料总帐”。 1.5 进厂检验 1.5.1 保管员收货后按初验合格者及可处理合格者数量及时填写“物料请验单”一式两份，一份留底，一份（有供货方检验报告书者一并附上）交与质量保证部取样员。 1.5.2 取样员收到请验单后，到仓库指定地点取样。取样后恢复原包装，由取样员填写取样证及取样记录，贴在所取样品的物料外包装上，送回原处。 1.5.3质量保证部按物料质量标准对进厂物料进行检验，出具“检验报告书”或“不合格品处理通知单”，并按件发放“物料合格证”或“不合格证”。 1.6 检验后处理 保管员收到“检验报告书”或“不合格品处理通知单”后填写“进厂物料总帐”的“进厂检验情况”，并对待验物料进行入库、退货或销毁处理。 1.6.1入库 ①对检验合格的物料，保管员应解除黄色待验标志，逐件贴上“物料合格证”，换上绿色合格标志，填写“物料批卡”。其中中药材入原药材库，需阴凉保存者入原料阴凉库，包装材料入包材库，空心胶囊入空心胶囊库。 ②原药材库存期间可由保管员会同前处理车间对其整理、拣选或筛选、清洗、切制、炮制（根据药材的具体情况确定）后，转入净药材库暂存。前处理车间使用时直接按生产指令领料配料；原药材也可以在使用前由前处理车间直接领料后，根据药材的具体情况进行拣选或筛选、清洗、切制、炮制后，按批生产指令配料，剩余的净药材退入净药材库，待下次直接领料使用。净药材库的净药材也应建立物料台帐和批库卡。 ③对检验不合格属本公司责任而需先入库后再报损者，逐件贴上“不合格证”，立即转入不合格品待报损区，设红色不合格标志，按“不合格品管理规程”执行。 ④以上情况均需入帐，由保管员填写“物料入库单”一式四联，附上检验报告书或经批准的“不合格品处理通知单”交仓库负责人审核签字。第一联“存根联”；第二联“财务记帐联” ；第三联“保管员记帐联”；第四联“调拔员记帐联”。保管员按物料代码(文字包材分版号)分别记入分类帐。 1.6.2 退货或销毁 检验不合格属供应商责任者执行“不合格品管理规程”。保管员立即解除该物料待验标志，转入不合格品区，设红色不合格标志，并按“不合格品处理通知单”及时退货或销毁。 1.6.3 在“进厂物料台帐”的 “进厂处理结果”栏内填写相关内容。 2 贮存 2.1保管员按“定置管理规定”将物料置于仓库规定区域分类码放整齐，设置好相应的状态标志。在有关的记录中注明存放货位的货位码。 2.2 按“物料贮存期管理规定”中规定的贮存条件及“物料养护管理规程”对在库物料进行养护，保证在库质量。 2.3 物料贮存应执行“物料贮存期管理规定”，在“物料状态卡”、 “物料批卡”、“物料分类帐”上注明贮存期或复验日期。仓库保管员应在到期前两周按规定申请复验（操作程序同“进厂检验”），贮存期间如出现异常情况应及时复验，根据复验结果决定是否继续使用。检验合格者在延长期内使用；检验不合格或超过延长期者按 “不合格品管理规程”处理。 2.3 物料盘存执行“仓库物料盘存制度”。 3 发放 3.1 发料 3.1.1 仓库保管员按生产指令或包装指令数量进行备料。 3.1.2车间领料员按生产指令或包装指令数量限额领料，填写“物料领料单”（一式五联）。 3.1.3保管员备料时必须仔细核对所发物料的批卡和实物是否与领料单相符，核对无误后按发料原则发放，并立即在批卡上准确填写发料情况，在领料单上填写该批物料进厂批号及实发数量。 3.1.4 发料原则 ①发放的物料必须有质量保证部的合格检验报告书。 ②物料一般按先进先出、易变先出、近期先出的原则发放。 ③限定条件使用者按限定条件发放使用。 ④文字包材按“包材配套使用通知”发放。 ⑤发料应尽量避免拆零。不能拆零的物料，如内包材等按整件发放。 ⑥确需拆零的物料发放按以下方式处理： ·盛装物料的容器要清洁，不得产生交叉污染。 ·在洁净区内使用的物料转移要在规定的洁净区或取样车内进行。 ·取出的物料应密封或包装好，并在盛装容器上贴上“物料标签”。 ·发料后保管员应将剩余物料密封或包装好并还位。 3.1.5备好的物料放置于备料区，码放整齐。备料后保管员会同车间领料员共同核对所发物料的代码、进厂批号、数量与领料单是否相符。复核无误后双方在领料单上签名，将物料送至车间收料区。 3.1.6 仓库保管员根据领料单登记物料分类帐，逐笔记录凭证号及物料批号，做到日清月结。每月2日填写物料汇总表交领用部门核对，将财务记帐联与核对无误后的汇总表上报财务部门。 3.2 退料(包括短少退库) 执行“退料管理规程”。 3.2.1生产余料 保管员将退回的生产余料送入原货位堆码好，并立即在批卡上用红笔填写退料情况，保管员在批卡上签名。根据退料单登记分类帐，注明退料类型、批号及领料单号。下次发料时应首先发放退回余料。 3.2.2物料不良品 ①保管员将退回不良品置于不合格品区，按物料编号分别堆放，设不合格标志，将不良品退库凭证装于红牌内。若下次退库有同编号者，则堆放在一起。保管员根据退料单必须在批卡上注明不良品退料数量及不良品的存放位置并登记分类帐。 ②不良品处理应按“不合格品管理规程”及时处理。 3.2.3 停用物料 按“不合格品管理规程”处理。 3.2.4 物料短少 指物料的实际数量比标示数量少的现象。物料的短少退库及帐务处理程序同不良品。但若发现短少数超过5％时，应立即通知采购员并暂停使用，待与供应商取得联系后处理。 4 记录归档 4.1 批收发记录 4.1.1 “物料批卡”（附“检验报告书”）、“物料请验单”、“物料初验记录”、（不合格品附不合格品处理记录）。 4.1.2每批物料处理（指实物发出完或不良品以冲票记帐，实物财产转移）完毕，保管员收集整理所有批收发记录交仓库负责人审核后归入《物料批档案》。 4.2 综合记录（台帐类） 4.2.1“进厂物料总帐”。 4.2.2 每年结束，保管员收集整理交仓库负责人审核后归入《物料综合档案》。 4.3 记帐凭证 4.3.1“物料入库单”（附“称量记录”）、“物料领料单”（附“称量记录”）、“物料分类帐”。 4.3.2 入库单、领料单由保管员按月扎帐、分类帐按年整理后交仓库负责人归入《物料财务档案》。 4.4 非记帐凭证 4.4.1“物料状态卡”、“物料标签”、“物料拆零卡”。 4.4.2 随物料状态的改变和物料的消失而消失，不归档。 附：所执行的记录 1、进厂物料总帐 2、物料初验记录 3、称量记录 4、物料请验单 5、物料批卡 6、物料入库单 7、物料领料单 8、物料分类帐
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