“去函”(也叫“来函”)和“
复函”是按照行文方向做标准来做的“函”的分类。
简单来说,去函表示请示,复函表示批复。
需要注意的是,“复函”与严格意义的“批复”并不相同。前者是不相隶属机关之间的文件;后者是下级向上级的行文。
去函是主动发出的函。
复函则是针对来函所提出的问题或者事情,即被动答复的函。
“去函”的正文开头一般先写商洽、请求、讯问或者告知事项的依据、背景、缘由。
事项部分采取叙述或者说明的写作方法,简明扼要,直截了当。
语气要谦和,既不巴结,也不生硬。
如果要求对方回复,则需要注明“请函复”“请复”类的结语。
“复函”正文则由两部分构成:引语和答复意见。
引语就是引述来函标题及来函的问号。
答复意见既是针对来函所提出的商洽、讯问或者请求的问题做出的答复---即,同意或者不同意,原因是什么。或者,应该怎么办,不应该怎么办。或者对询问问题做出说明等。
常用的结语有“特此批复”,“此复”。
参考资料:杨文丰先生的
《现代应用文书写作》