函件的标准格式是：标题、正文、落款。
1、标题
函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。
2、正文
开头：写行文的缘由、背景和依据。一般来说，函一开始就应该根据上级的有关指示简要说明你所在地区和你的组织的实际需要。
复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。
主体：写出需要讨论、询问、回答、联系、请求许可或回答的事项，以便进行审查、批准和提供信息。函，或发送和答复信函的问题，通常比较简单，可与写作的理由结合起来。如果问题更复杂，则子列项写作。
结语：不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用“特此函告”、特此函告。如果对方被要求复信，则用“期待”、“希望”等表示。
请求核准的信函，“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函不写结语。
3、落款
写出通知人或通知单位的名称和通知时间。
“函”有下列三方面的作用：
（一）相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导。
（二）询问和答复问题。如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复，都是用“函”的形式。
（三）向有关主管部门请求批准。如《民政部关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函》就是为向国家计划委员会请求批准而发的。
函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是，作为公文法定文种的函，就已经远远地超出了一般书信的范畴，不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。
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