如何提高电子文书形成过程的安全性

Question

如题所述

Answer 1

　如何确保电子档案信息的安全，主要应该从以下方面注意：
对电子档案信息管理上的安全。对电子档案管理上的不力和应用过程中的存取、传输等也会对档案实体安全产生一些不良的影响。一次应该建立严格的管理制度和保密制度，防止被人为破坏。
技术的安全。一般来说，大多数信息载体的预期寿命都超过了读写它的硬件和软件的技术期限，这就使得各种信息载体的已知寿命变得几乎不安全。因此应该提高材料质量，及时更新材料或者备份。
制成材料的安全。电子档案载体材料受外界因素影响很大，往往会因为保存环境不善造成损坏，而且电子档案载体的有些损坏不易被发现，只能由设备来检验。因此在制作过程，应该制定检测和检查机制，及时恢复。
环境的安全。电子档案是存储在磁、光介质上，因此对于保存环境的要求更为严格。空气中的灰尘、氧化性气体、酸性及碱性气体是影响电子档案误码率的重要原因。此外，温湿度、强磁场、光线辐射等因素也时刻威胁着电子档案实体的安全，要做好对电子档案的防护。

Answer 2

电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。 电子文档安全是指电子文档在制作、传输、使用过程中的安全。电子文档安全包括电子文档文件安全和内容安全。
1. 数据资产保护
只有通过身份认证，并在服务器管理下，才能访问这些文档。因此，无论是因为计算机失窃，还是由于内部员工通过移动存储设备、电子邮件或即时通讯工具把加密文档外传，都能够保证加密文档无法阅读。
2. 防止泄密
有效防止用户主动或被动泄漏机密数据，用户无法通过拷贝、打印、内存窃取、外传等方式外泄这些加密文档的内容，即使是通过黑客工具也无法窃取加密文档的内容。
3. 文档访问管理
用户只能访问属于本人的加密文档，根据管理员配置，对加密文档的指定操作需要管理员审批才能进行，例如共享和解密文档。
4. 灵活、容易操作
不改变用户使用习惯和业务操作流程，根据实际应用需求，可进行系统配置，支持加密文档的共享、解密以及带出功能，同时允许设置管理员进行审批，规范了文档的管理,降低了管理成本。
5. 事件追踪
全面的系统管理，及数据文档操作事件审计，系统详细记录了管理员管理系统的事件，用户操作加密文档的事件，做到系统发生的事件均可追溯相关责任人。
6. 无需值守，管理成本低
提供基于WEB的管理方法，管理员可以通过浏览器进行系统管理。用户与计算机设备绑定，同时使用USB-KEY身份认证技术，每个用户依据配置的策略进行操作，即使“管理员不在场”也不会发生违规操作和窃、泄密事故。