如何看待非营利组织内部人员控制

如题所述

一、非营利组织内部控制职能

非营利组织内部控制涉及到组织运作的全过程。内部控制的基本职能包括监控计划的执行、比较分析偏差、纠正错误和确保计划顺利执行等方面。我国大部分的非营利组织具有“公立”性质,资金主要靠政府拨款。这就决定了我国非营利组织内部控制必须要具备作为政府治理的一部分、保障公共服务目标实现的职能,而且还要承担提高组织自身发展的职能。总结起来看,非营利组织内部控制的职能包括:首先,要监督非营利组织运行的过程,查出错误防止作弊,要遵守有关法律法规;其次,监督非营利组织资金的使用情况,这包括政府提供的预算资金以及自营得到的商业性融资、贷款、科研经费和一些社会捐款等,降低腐败风险;最后,需要满足非营利组织的决策需要,给信息使用者提供主要信息和控制执行手段。

根据社会学的理论,现代社会主要是由政府组织、非营利组织和企业组织等三大部分组成的,它们代表了政治领域、社会领域、经济领域的不同组织形式。非营利组织是社会组织的三大基本形式之一,自20世纪80年代以来,随着世界范围内的全球化、市场化和民营化的大趋势,非营利组织如雨后春笋呈现出欣欣向荣的局面。非营利组织作为一种新的资源配置体制,有效地弥补了政府和企业这两种主要资源配置体制的不足。实践证明,仅仅通过政府来开展公益事业是远远不够的,也有专家估计我国未登记的草根型非营利组织的数量超过300万家。社会发展要求非营利组织的力量不断壮大,参与到公益事业中来,从而实现从“政府主导”公益事业向“社会主导”公益事业转变。目前,非营利组织遍布社会的各个层面和角落,它们关注他人、关注社会,在调整社会关系、促进社会和谐、可持续发展等方面发挥着不可或缺的作用。

二、内部会计控制存在的问题

内部会计控制是财务管理工作当中很重要的一个部分,保证财务工作良好的秩序,保障资金的合理有效的使用,避免腐败情况的有效措施。虽然非营利组织在发展过程中各方面都取得了不小的进展,但是内部会计控制中仍然存在一些问题,主要体现在以下几方面:

(一)预算管理水平不够高。影响预算的因素是十分广泛与复杂的,对这些因素进行经常的、系统的和广泛的搜集、整理和分析,可以令预算更加合理。但是,非营利组织往往忽视了对这方面的考虑,同时各部门之间对预算的磋商不够充分,这也会使预算管理缺乏细致可靠的依据,致使预算的编制结果与组织的实际情况不相符,引起频繁地追加或调整预算。此外,预算执行不符合规定,使上报的预算与执行的预算存在差异。由于组织领导没有给予预算足够的重视,使预算执行的效力不具权威性,致使经常出现预算内资金挪作预算外使用,把应属于预算外支出的款项,转作预算内支出等现象。专款不专用情况也常常发生,只注重花钱,但是不怎么关心资金的使用效果,因此很多项目很难收到预期的社会效益。同时,也引出了另外一个问题,就是对预算的监控。很明显,对预算的监控力度不足,才会导致种种问题的出现。对预算的监控不仅要在编制预算过程中进行,如监控不计预算收入,不虚列预算支出;对预算的监控还要在预算执行过程中进行,如监控项目资金是否及时、是否准确到位,资金是否专款专用,有无挪用现象;对执行预算的结果仍应该进行监控,监控该项目实施后是否达到预计的目标,如果没有达到,该项目应该怎么处理等。

(二)内部财务控制制度不够健全。我国现有的内部会计控制制度体系是由内部会计控制的根本标准、担保、采购与付款、销售与收款、对外投资、工程项目等一系列规范组成的。但是,内部会计控制有关制度对非营利组织的作用并不突出。虽然非营利组织也可以用内部会计控制制度,可是这些制度主要针对企业的会计控制制度,对非营利组织来说,适用性不强。有些非营利组织的制度本身就不够科学,业务流程相对来说比较简单,导致了内部会计控制和管理不够完美。主要原因在于内部财务控制制度不够健全,有些部门没有制定出系统的、规范的开支标准,这些问题导致了内审机构不能充分发挥自身应有的作用。

(三)在资产管理方面存在一些问题。在购置固定资产方面,往往没有比较强的预见性。有时候由于考虑财务的实际情况和需要不够全面,导致了采购的不合理现象。在固定资产的使用过程当中,也出现了一些问题。比如,在管理职责不明确,责任机制没有建立的情况下追究损失或者盘亏的责任。还有把固定资产处理的时候,由于资产评估较为宽松,导致严重的国有资产的流失问题。固定资产的账实不一致,有些固定资产登账后并没有按时入库,或者由于保管不好而导致毁损、报废的固定资产没有及时的注销;财务剖析严重缺乏科学性,没有或者缺乏专职的负责固定资产管理的人员,在采购和保管方面不能严格程序化;管理和财务监视等方面缺乏有效性,忽略固定资产的增值保值。上面所述问题都是由于组织内部缺乏完善的制度管理而引发的。

(四)信息透明程度低,社会公信力下降。无论是中国还是西方国家,都会面临怎样扩大公信力的影响范围问题。要想提高非营利组织的社会认可度,必须得向社会证明所得来的资金运用的合理性并且这些资金使用在社会福利事业上。改善信息披露制度在很大程度上有助于提高非营利组织的社会公信力,实现“透明度”的一个重要途径就是信息公开,同时它也是内部控制的重要组成部分,也为财务信息及其他信息真实完整提供了保证。目前,我国公立非营利组织的信息公开总状况有待提高。我国大多数的公立非营利组织并不对外披露其财务报告及其他相关信息,这些信息仅是提供给主管部门检查使用。部分公立非营利组织虽然主动对外披露其年度财务报告,但是与其业务相关的其他重要信息并不对外公布。公立非营利组织在财务、管理及业务方面的信息可以充分地反映组织运营资产的方式及运营的效率和效果,但当前我国公立非营利组织的信息披露制度无法让社会公众了解组织是如何履行其职责及履行的效率和效果,这就为财务舞弊创造了机会。此外,公立非营利组织也经常会出现资产存量信息不真实不透明、现金流量信息不完整不透明的现象。信息透明度低不利于内部控制体系的建立,不利于内部控制的有效实施,不利于社会公众对公立非营利组织进行监督,更重要的是它还可能滋生腐败、导致“小金库”现象的出现,严重危害公立非营利组织的名誉。

三、非营利组织内部会计控制改进对策

(一)对财务预算工作进行控制。财务预算是基于财务决策所提供的相关信息进行预算。具体的表现是通过数据体现出来的,这类数据主要包括了收入和支出表、资产负债表以及事业支出表。财务预算主要包括了以下几个工作流程:首先,分析财务的当前环境,再根据分析出来的结果确定预算指标。在分析所有的目标因素时,要用合理的方式,并根据总体的发展要求,确定预算指标;其次,对各个部门的利益都要实现平衡化、协调化。要科学的资金安排、合理的资金分配,对于资金来源和运用,也要实现平衡状态;在财务收入与支出方面,也要实现平衡。在制定预算指标的时候,基于提高资金使用的效率来要求单位的所有活动;第三,在预算的时候,要选择科学合理的方式。在部门预算过程中,其编制方式是基于原有的基数和增长方式而来的,当前所采用的预算方式是零基预算,也就是说根据预算的年度,通过考虑各种因素,重新测算所有科目以及款项,这种预算方式把预算变得更加科学、更加准确。

(二)完善内部会计控制制度。目前,我国还没有树立针对不同非营利组织分门别类的内部会计控制制度,在非营利组织的财务运转过程中,仅靠本身的自律行为,久远来看不能保证财务运作的合法性和有效性。因而,非营利组织根据组织内部经济运行的需求,研究适合自己的内部会计控制制度,逐渐建立和改善内部控制机制,从而保证各项管理工作和经济活动的有序进行。在制定和改善内部会计控制制度时,应该跟营利组织区分辨别。营利组织的目的是把企业价值最大化,而非营利组织的目的不同,它的目的是保证财务活动的合法性、符合国家政策的各项规则,提高资金运用的效率,有助于社会功能的更好实现。在建设内部会计控制制度过程中,要遵循以下四个原则:一是遵循上级与下级之间的牵制原则;二是各组织机构必须要讲究明确的责任原则,处理各项业务时,要按照标准执行;三是遵循效益原则;四是遵循协调原则。

(三)对实物资产进行控制

1、存货内部会计控制要点。通过职务的分离的,也就是涉及到存货管理的各项职务应该由不同职责的人分工完成,实现存货的管理控制。比如,存货计划的审核、制单,应该由不同的人来负责;存货的出库入库、购买、验货、保管应该由不同人来负责。存货的出入账目要与各种单据相符,要做到每一笔账目都有对应的实据。此外,还要建立账实相符的存货卡,详细的记录存货的数量、品名、规格,并且要妥善保存。对存货实行定期盘存,以便对其更好的管理控制。

2、对固定资产进行内部财会控制的几个要素。(1)实行职务分离的方法,实现对固定资产的控制;(2)要注重采购与验收入库方面的控制;(3)在处理固定资产的入账工作时,应该以取得资产实际的成本为准;(4)在固定资产的维修工作方面的管理控制。在固定资产的维修和保养方面,应该建立一个专门的管理部门;(5)定期地对存货进行盘存,要核实固定资产实际的库存数量;(6)对固定资产的报废和清理进行控制。

(四)对采购与付款进行控制。(1)实行职务分离、岗位责任制。某业务不能由单一部门或单一个人进行,必须职务分离,明确相关部门和相关人员的具体职责及权限,这样才能对某项业务过程中涉及的相关岗位进行相互制约、相互监督。另外,对相关人员实施岗位轮换,坚决杜绝某人在单一岗位上任职过久,以防舞弊的发生;(2)建立完善的采购决策与审批程序。采购申请必须由使用部门提出申请并经部门领导同意后,以金额大小为基础由决策部门做出采购决策,交由采购部门执行;(3)建立健全验收机制。博物馆必须建立健全验收制度并制定具体的验收规定,根据规定验收采购的物品并出具验收报告,最后交由使用部门,同时实行验收责任追究制度,防止采购与验收串通舞弊;(4)严格控制付款。采购部门必须将审核后的采购申请表、验收部门出具的验收报告与供应商出具的增值税发票上所列的数量、规格等核对是否一致,然后才能出具采购付款通知书并交由财务部。财务部必须审核采购部提交的各项原始凭证的完整性、准确性、真实性。审核无误并经授权后,才能按照相关的程序办理支付手续,并及时登记相关会计账簿。

(五)加强非营利组织信息披露。诚信就是诚实、守信;诚信的基础是信息透明,避免暗箱操作,包括对内透明、对外透明、制度透明、过程透明和结果透明;保证透明的方法是信息公开,非营利组织财务报告及信息披露问题研究要将组织的有关信息通过媒体向社会公开,包括制度公开、政策公开、项目公开、过程公开和结果公开;公开的内容要规范,包括组织会计核算程序规范、各种单证票据规范、凭证填写规范、账簿记录规范;规范的前提是真实,包括经济业务真实、原始票据真实、核算记录真实、核算结果真实。由于信息不对称,捐赠人缺乏对所捐赠项目和款项用途的监督途径和动力。因此,非营利组织应当公开披露接受捐赠资金的使用和管理情况,将慈善资金流向公开、透明,以便接受社会公众的监督。慈善组织要想持续地得到公众支持、获得捐款,必须依靠自己的公信力,得到公众的信任,将社会公众的质疑变为非营利组织信息公开体制的建设,因为慈善资金只会流向最有效率的机构。否则,非营利组织就要接受公众的拷问,就没有人再向其捐款。

随着越来越多的公众加入慈善捐助行列,对非营利组织公开、透明的呼声也与日俱增。由于大型非营利组织的信息工作繁难复杂,稍有疏漏,就可能会出现差错。即使这样,如果不让公众了解,会使差错更多;捂着盖着,会使问题更大。反倒是公开透明的监督机制会让组织者和实施者时时自省,处处小心,当公益慈善事业赢得公众的理解、关心和支持时,非营利组织的工作会好做得多。非营利组织的公信力主要取决于会计信息披露的透明度。

四、结论

近年来,围绕非营利组织的研究,正慢慢成为我国理论界的一项重要课题。当前,在国内对非营利组织的内部控制的相关研究工作还是相对比较少的,本文正是基于我国目前的现状,并结合我国非营利组织自身的特点,对我国非营利组织的内部会计控制进行了具体分析。首先,本论文基于非营利组织的特征与对内部会计控制的分析,构建了使二者合二为一的控制体系。对非营利组织的会计控制而言,主要涵盖以下几个方面,即制度、环境、评价、监督、活动的内部控制及风险评估;其次,为了使成员的控制意识得到相应提高,就必须具备一定的组织文化,这样也会促进内部控制水平的提高。对非营利组织而言,盈利不是其目标,提供服务才是其真正唯一的目标。因此,对其从业人员提出了尤为苛刻的要求;第三,预算单位也是归属于非营利组织的,在预算管理中,包括了所有的收支活动,预算是非常重要的管理手段,在内部的会计控制中,信息披露是非常重要的一个环节。加大信息披露的力度,能有助于实现非营利组织的规范化与专业化,并可使其公信度得到相应的提高。目前,筹资方式日益多样化与复杂化,所以有必要对非营利组织实施有效的风险评估程序。
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