由于项目的复杂性,项目团队有时并不能完全依靠自身的力量来完成项目的全部工作,因而需要把某些项目工作外包给其他组织进行,这就需要来做项目采购管理。简单来说,项目采购管理就是项目执行组织从外部获取最优的产品、服务或成果来满足项目需求。
因为从外部获取货物或服务大多都是通过合同进行的,因此,采购管理通常也是围绕合同开展的。在合同签订之前,需要做大量准备工作;合同签订之后,需要执行和管理合同;合同关闭前,还需要开展合同收尾工作。
具体的采购管理工作如下:
1. 规划采购管理
通过市场调研及内部分析,了解市场情况并确定哪些工作需要外包,以便做出合理的采购安排。之后编制采购管理计划及采购策略,做出独立成本估算,即预估以下完成合同工作需要多少钱。
2. 实施采购
按照采购管理计划和采购策略中规定的采购方法,开展实际的采购活动,签订采购合同。采购方法有很多,主要包括直接采购、邀请招标、竞争招标等,应根据具体情况选用。
3. 控制采购
控制采购的过程就是管理合同双方的合同关系,监控合同工作绩效,管理合同变更。简单来说,就是随合同执行进行合同管理,确保项目目标能够实现。
最后还要做好合同收尾工作,包括产品核实、财务结算、总结合同实施情况、更新合同记录及组织过程资产、退还保证金或担保函等。
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