会议通知的基本内容由标题、受文者、正文组成。
1、标题。形式：制发机关+事由+文种
2、受文者。即接收通知者，受文者可以是机关、单位、部门，也可以是个人。
3、正文。这是通知的主要部分，要求写明的内容有：
会议名称、议题、会议的目的、会议召开的时间、地点、出席会议的人员以及对其提出的要求，报到的时间、地点、会议日程安排、会议组织者的联系方式及其他事项。
撰写会议通知要注意，内容要具体、确切。时间、地点、会议性质，会议前的准备（是否要准备发言稿，是否带论文，带多少篇等），都要交代清楚，不能含糊；
事项要完整齐全。除了时问、地点、议题、准备要求等主要事项外，会议的接待工作、交通、住宿安排、经费等都须明确写出。如果有的会议要进行分组讨论，则还需附上分组名单。
示例范文：
关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知
各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位：
为贯彻中发〔2002〕3号和国转联〔2002〕3号文件，传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署2002年我省军队转业干部安置工作，省委、省政府决定，于6月18日在南京召开全省军队转业干部安置工作会议。现将有关事项通知如下：
一、出席会议人员
各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1名，市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科（处）长、军转办主任各1名。
省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位及部属各有关单位负责同志和人事（干部）处长各1名。
军队出席会议人员的通知由省军转办另发。
二、会议时间、地点
会议定于6月18日在南京双门楼宾馆（南京市虎踞北路185号）召开，会期1天。各市出席会议人员于6月17日下午到双门楼宾馆报到；省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员6月18日上午8：15直接到双门楼宾馆开会。各市限带车2辆。
三、其他事项
各市、省级机关各部门、单位和部属各有关单位请于6月17日上午11时前将出席会议人员名单报省军转办。
中共江苏省委办公厅
江苏省人民政府办公厅
二○○二年六月十五日
抄送：省委常委，副省长。
南京军区，省军区，省武警总队。
新华日报，省广电总台。
方法/步骤
用正式公文下发通知的会议，往往比较重要。写作的原则是：明确具体。即让接到通知的人员在思想上明确会议的各项要素，在行动上知道接下来该怎么做。下图中的通知既没有主送单位，有没有明确的参会人员，应该避免。
简明的会议通知应包含如下元素：召开会议的单位、会议主要内容，会议时间、地点、参加会议的人员等。这类会议通知，往往用一段话把以上要素包括在内即可。
还有一些比较正规、重要、议程较多的会议，往往还要明确参会人员的报到时间、地点、食宿安排等，有的还要写明会议的中心议题、主要议程，需要参会人员做什么准备等等。这类会议通知，往往在一个自然段里写不清楚，比较凌乱，可以分为几个要点来写。如：一、会议内容；二、时间及地点；三、参会人员；四、注意事项等等。
在格式上。正文前要顶格写通知发往的单位，正文后要注明会议组织者的联系电话。最后落款，注明发文单位、日期，有时要盖章，以示严肃、正式。
有的会议需要参会人员提交回执，可以在附件中规定回执格式，一般包括与会人员的单位名称、姓名、职务或职称、性别、民族，抵离会议城市的时间、航班、车次，是否需接站及其他要求等。有时为了便于外地人员参会，还要附带报到地点的交通路线、位置示意图等。
注意事项
应提前将通知下发相关单位、人员。一般会议提前两三天，重要大型的会议，需要提前一周乃至半月制发会议通知。
会议通知的目的是让相关人员能够顺利参会，内容要令人一目了然，不缺项漏项，使人不知所措。
公司各部、分公司：
为xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx，兹定于xxxxx年x月x日(周x)在xx召开xxxxxxxxxx会议。现将有关事项通知如下：
一、会议时间
xxxxx年x月x日(周x)x:xx-x:xx
二、会议地点
xx公司x楼第x会议室
三、参会人员
xxx、xxx、xxx、xxx、xxx、xxxxxx、xxx、xxx、xxx、xxx、xxxxxx、xxx、xxx、xxx、xxx、xxx