标准化中的文件和档案管理制度该怎么写

Question

评定标准里要求“建立文件和档案的管理制度，明确责任部门/人员、流程、形式、权限及各类安全生产档案及保存要求等”
考评办法要求“无该项制度的，不得分；未以文件形式发布的，不得分；未明确安全规章制度和操作规程编制、使用、评审、修订等责任部门/人员、流程、形式、权限等的，扣1分；未明确具体档案资料、保存周期、保存形式等的，扣1分”

Answer 1

标准档案管理办法

　　
标准档案管理办法

　　发布日期：

　　生效日期：

　　　　第一条 为了加强标准档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。

　　 第二条 标准档案系指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料(包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等)。

　　 标准档案是国家档案的重要组成部分。

　　 第三条 标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现标准档案管理的现代化。

　　 第四条 标准档案按保管期限，分为永久的和长期的两种。

　　 下列文件材料需要永久保管：

　　 (一)上级下达任务的文件；

　　 (二)标准报批稿；

　　 (三)标准编制说明及其附件；

　　 (四)意见汇总处理表；

　　 (五)标准审查会议纪要或函审结论；

　　 (六)标准报批公文；

　　 (七)标准申报单；

　　 (八)标准发布本；

　　 (九)标准正式出版本；

　　 (十)标准修改通知单及其附件；

　　 (十一)标准作废通知单。

　　 下列文件材料需要长期保管：

　　 (一)论证报告；

　　 (二)调研报告；

　　 (三)试验验证报告；

　　 (四)标准征求意见稿(最后一稿)；

　　 (五)标准送审稿；

　　 (六)等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料(只归难得的，一般的只列目录和出处)；

　　 (七)标样。

　　 第五条 永久保管的，按国家档案管理部门的规定办理；长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的档案。属长期保管的废止标准档案，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。

　　 第六条 国务院标准化行政主管部门负责管理国家标准档案。工程建设、药品、食品卫生、兽药和环境保护国家标准档案，分别由国务院工程建设主管部门、卫生主管部门、农业主管部门、环境保护主管部门负责管理。

　　 国务院行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标准档案。

　　 省、自治区、直辖市标准化行政主管部门负责管理本行政区域内的地方标准档案。

　　 企业单位负责管理本单位的企业标准档案。

　　 第七条 本办法所列部门和单位的档案管理机构或人员，具体负责标准档案管理工作。其职责：

　　 (一)收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用标准档案；

　　 (二)编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料；

　　 (三)负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁；

　　 (四)监督检查标准档案的修改、补充和复制；

　　 (五)按档案行政管理部门的要求，办理永久的标准档案的移交手续；

　　 (六)认真执行档案管理制度。

　　 第八条 标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以整理，向相应的标准档案管理部门或单位负责提供。

　　 第九条 标准起草单位、标准化技术委员会秘书单位或标准化技术归口单位以及参与制定、修订标准的其他单位，在制定、修订标准工作中所积累的标准文件材料，交本单位档案管理机构按长期保管的要求管理。

　　 第十条 标准档案的文件材料，除标准正式文本外，在标准审批、发布后三个月内，由审批部门或单位的主办人员按规定向档案管理机构一次归档。标准正式文本出版后，及时补充归档。

　　 第十一条 标准档案的文件材料，由审批部门或单位的主办人员负责整理，标准档案管理人员负责立卷、登记、上架。

　　 标准文件材料归档时，标准档案管理人员应当检查、核对；对不符合要求的，由审批部门或单位的主办人员补充、更正。

　　 第十二条 标准更改或废止后，由审批部门或单位的主办人员负责将更改单或废止单的原稿、出版稿和审批文件及时归档。

　　 第十三条 标准文件材料的立卷、归档，按“GB/T11182－89科学技术档案构成的一般要求”执行，并应当符合下列要求：

　　 (一)各类标准文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份。

　　 (二)归档的标准文件材料是原稿或打印稿、复印稿。

　　 (三)永久保管和长期保管的标准档案分别装订立卷。

　　 (四)标准文件材料的幅面大于A4(210x297MM)的，按A4幅面折叠；小于A4的，粘贴在A4幅面的纸上，并留出装订线。

　　 第十四条 保管标准档案，应当有档案柜和库房，并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗等安全措施。

　　 第十五条 保管标准档案，要建立定期检查制度一般每两年检查一次，如有破损或变质的档案应当及时修补或复制。

　　 第十六条 管理标准档案的机构，应当建立健全标准档案借阅制度。

　　 标准档案一般不外借。特殊情况需要外借时，应当经主管领导批准，并限期归还。

　　 第十七条 任何个人不得将标准档案占为私有，凡损坏、隐匿、丢失或泄密的，应当追究有关人员的责任。

　　 第十八条 对标准档案的保存价值，应当定期进行鉴定。鉴定工作在有单位主管领导、标准化人员和标准档案管理人员参加下进行。

　　 对已经超过保管期、失去保存价值的标准档案，应当编造清册，经主管领导签字后销毁，并注明销毁时间和处所，由监销人员签字后，将清册归档。

　　 第十九条 对标准档案工作做出显著成绩的人员，应当给予奖励，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条规定执行。

第二十条 考评办法:“无该项制度的，不得分；未以文件形式发布的，不得分；未明确安全规章制度和操作规程编制、使用、评审、修订等责任部门/人员、流程、形式、权限等的，扣1分；未明确具体档案资料、保存周期、保存形式等的，扣1分”

　　 违反有关档案管理规定，给标准档案工作造成损失的，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条、第二十九条、第三十条、第三十一条的规定处理。

　　 第二十一条 本办法由 负责解释。

　　 第二十二条 本办法自发布之日起施行。

Answer 2

对于文档的管理，首先要明确档案分类，档案界一般把档案划分为：
文书档案、科技档案、专门档案和音像档案（或特殊档案）四个种类。
而档案分类是一项重要基础性工作，如果文件分类不清、组织体系混乱、材料没有“各归其位”
整理编目杂乱无序，整理者空耗精力，使用者“怨声载道”
科学分类
按照国家标准，如《机关档案管理规定》、《归档文件整理规则》、《科技类档案案卷构成一般规则》、《纸质档案数字化规范》等，进行科学分类、整理，便于查询、利用。
定责
有些单位，没有专人管理档案，可以考虑指定某一人
在一定时期内兼管档案，保证档案管理的流畅。
对于不再兼管时，详细填写交接清单，保证接替者，能快速上手适应，减少管理的真空期。