分类账簿也称分类账。对经济业务进行分类登记,提供分类核算指标的账簿。在会计核算中,分类账簿是必须设置的主要账簿,它所提供的核算资料是编制会计报表的主要依据。
依据不同的划分标准,会计账簿有不同的分类方法。
(一)按用途分类。
会计账簿按照用途可以分为:序时账簿、分类账簿和备查账簿三类。
1.序时账簿。
序时账簿也称日记账,在古代会计中也称为“流水账”,是根据经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔连续登记的账簿。日记账按记录的内容不同又可分为:普通日记账和特种日记账两种。
普通日记账又称为“会计分录簿”或“原始分类簿”,它是将发生的所有经济业务,按照时间的先后顺序,编成会计分录记入账簿中。登记普通日记账只能由一个人负责,并且每笔会计记录都需要逐笔分别转记到分类账中,工作量很大。因此,目前已较少使用普通日记账。
特种日记账是按时间先后顺序专门登记某类经济业务发生情况的日记账,通常用来记录某一类比较重要的经济业务。我国的会计制度规定,那些发生频繁,要求严格管理和控制的业务,应设置特种日记账。企业都必须设置现金和银行存款日记账。
2. 分类账簿。
分类账簿是对全部经济业务事项按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。分类账簿按其反映内容的详细程度和范围可分为:总分类账簿和明细分类账簿两种。
总分类账簿简称总账,是根据总分类(一级)账户开设账户,总括反映会计主体经济业务情况的账簿。总分类账簿主要为编制会计报表提供直接数据资料,主要采用三栏式,其格式见表。
明细分类账簿又称明细分类账,简称明细账,是根据二级或明细账户设置账户,详细记录某一类经济业务情况,提供明细核算资料的账簿。明细分类账簿可采用的格式主要有:三栏式明细账(格式与三栏式总分类账相同)、数量金额式明细账和多栏式明细账等。
分类账簿是会计账簿的主体,也是编制会计报表的主要依据。
3.备查账簿。
备查账簿也称辅助账簿或备查簿,是用来补充登记日记账簿和分类账簿等主要账簿中未记载或记载不全的经济业务的账簿。
例如,反映企业租入固定资产的“租入固定资产登记簿”、反映为其他企业代管商品的“代管商品物资登记簿”等。备查账簿不一定在每个单位都设置,各单位根据具体需要而定。
备查账簿与序时账簿和分类账簿相比,存在以下不同之处:一是备查账簿不是根据会计科目设置的,而是根据表外科目设置的,与其他账户之间不存在密切的依存关系,登记时可能不需要记账凭证,甚至不需要一般意义上的原始凭证;
二是备查账簿没有固定的格式,也不一定记录金额,更注重用文字来表述某项经济业务的发生情况和来龙去脉。