对于之前没有举办过学术会议的新人小白来说，想要办好一场学术会议是很有难度的。下面我就来分享一些高效举办学术会议的方法。
①探寻专业人士的经验
对于组织过多次学术会议的人而言，在经历过大量的实践后会产出自己的一套方法论。所以，对于新人而言，学会向前辈请教至关重要。通过请教，可以从他们的办会方法论中得到更有效、更及时的帮助。他们的解答能为你节省很多时间和精力，少走很多弯路。
但是，对于新人而言，不能一味着做“拿来主义者”。面对简单的问题，要自行进行解决。当问题无法解决不得不寻找帮助时，要学会“提问”。
例如，遇到某一件难题，首先要经过自身的深度思考，撰写初步解决方案，之后再寻求专业人士的建议。对比自己的解决方案，需总结分析出，自己的方案哪些部分出现错误。没有经过独自思考，只是单纯的进行问题解决，并不会给自身带来成长。
②参考可操作的模板、案例
寻找其他学术会议的案例和模板，因为这些模板和案例是经过长期实践得出来的，是前人通过失败再失败之中学来的。利用这些模板可以更快的掌握这些经验和技能，不必自己重头摸索，学会借鉴案例和使用模板就是标准化、规范化的体现。
③用工具来提升工作效率
用信息系统来推动工人，团队绩效将事半功倍；用团队学习来弥补系统工具的不足，那就是行不通的。———-钱学森《系统工程论》
合适的工具，不仅能够提高工作效率，同时还能够提升时间的利用率。利用工具的使用，可以同时开展多个阶段学术会议工作。
通过对以上会议流程梳理，我们可将学术会议的筹备工作分为以下两部分工作：①学术部②会务部分
通过采访多名的会务经理、高校会议组织者，我们发现筹备学术会议更大的难点在于学术部分的工作上。学术部分是学术会议的关键，直接决定了会议的学术水平以及大会是否可以按日程顺利进行，而会务部分的所有工作都围绕着学术部分进行服务。
（大型国际会议组织管理体系）
针对上图而言，不难发现会议网站承载了学术会议筹备工作的核心流程。同时正是在会议网站的作用下，才将学术会议最复杂的征文流程变得简单。
对于会议组织者来说，报名网站建设是一个系统性的工程，不仅要梳理清楚整个流程，还需尽可能地考虑到整个学术会议系统之中的各个细节问题。
成功的网站建设能为会务工作节省大量的人力与时间成本。但是，网站的开发则需要很长的时间周期，当会议注册系统开发完毕之后，还需要进行大量的测试工作，包括系统开发是否满足全部的需求设计、各种临界条件测试等，最后不断更新、迭代、测试才得以投入使用。
所以大多数的主办方一般会通过第三方活动会议管理工具，比如百格活动这个活动平台，无需技术人员，就可以快速搭建报名网站~
什么是学术会议？该如何举办线上会议呢？
学术会议是学术活动之中最重要的、最高效的一种交流形式。学术会议通常是由学会、协会、高校、科研院所或某一个科研人员的群体主办，在某个阶段召集该学科或跨学科专家、学者、科研人员就某个或某一类特定学术问题进行研讨、发表学术意见并交流研究成果的会议类型的统称。参会嘉宾在会前均会做大量的科研和学术准备工作，将其研究成果或思考以论文的形式在大会上进行交流，从而促进当前研究推向新高度。
学术会议对于推动该学科领域学科建设、科研发展、人才培养、世界科技进步，促进产业转型升级等方面起到了重要的推动作用，具有学术专业性强、会议信息收集量大、交流形式多样化、会议交流频次高、日程多、策划和筹办周期较长、产生会议文献等特点。
伴随着信息技术的发展，基于在线直播模式的线上学术会议应运而生。相较于传统的线下学术会，线上学术会具有更高效、及时、开放、可互动等特点。主办方可通过线上学术会进行学科知识提炼，丰富和深化学科领域的知识服务能力，为学术界提供增值服务。此外，通过举办线上学术会丰富知识交流的方式，拓展知识利用价值的有效途径，促进领域人才的实践操作能力，对学科建设起到积极作用。
然而，一场学术会议需要涉及多个阶段，工作环节复杂，专业性要求高、管理难度大。具体包括以下几个阶段：
征文阶段，学术委员会召集会议并确定研讨话题和投稿类别后，向社会发出征文通告，进行征文收集等工作；
投稿/审稿阶段，研究者在指定时间节点提交相关材料，在截稿日期后，由学术委员会及学科专家对内容进行评审，提出修改意见和发出相关通知；
注册付费阶段，获得录取资格的投稿人即为获得注册参会资格，通过公告发布的注册系统支持支付注册费及其他参会各项费用，同时需要在在规定时间内完成论文写作并提交；
议程正式上线阶段，在完成论文征集后，演讲嘉宾和研讨形式得到确定后，大会官网会发布详细会议日程，学术会员会进入议程管理阶段；
大会正式开始阶段，完成会议主持报名、嘉宾接待、活动执行等工作；
大会收尾阶段，学术委员会会向参会代表发出感谢信、参会证明，统计并寄送学分证。
每个阶段环环相扣，而面对这种高水准、高要求的学术会议，该如何以线上形式举办呢？
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