秘书部门是领导机关和机关主要负责人实施领导、进行管 理的“枢纽”和“调控中心”。领导与管理行为,是指在一定的体 制下的领导与管理者的活动。领导与管理行为的综合效应的 产生,必须包括四个环节:决策———执行———监督检查———信息反馈。
秘书部门主要是在这四个环节上充分发挥全能助理作用。在领导决策前,秘书或秘书部门必须尽可能地搜集各种 信息,为领导提出多种可供选择的意见、方案;在领导决策中, 秘书要组织力量,积极大胆地参与论证,协助领导做出符合实 际的科学决策。
在决策后的执行过程中,秘书要分两步进行全能助理:首先,必须及时地把领导机关的决定、决议或机关首脑 的思想,进一步深化、细化、具体化,以便最后形成实施方案,以 便通过拟制文件、组织会议贯彻等手段,把领导的决策输送出 去,使决策得以实施。第二步,要对决策的实施进行全面的催 办查办。督查中,不仅要善于通观全面,随时掌握进程,针对薄 弱环节,打通阻塞关节,以协调各职能部门的行动步伐,而且要 善于跟踪信息反馈,以便于协调领导与管理者及时了解情况, 修正、调整、完善决策方案,直至这项决策顺利完成为止。在整个决策程序中,秘书工作的职责,不仅要求为领导与管理者提 供准确、真实而有价值的信息,拿出使领导与管理者满意的意 见、方案,而且要全力以赴协助领导与管理者使决策付诸实施; 不仅要积极主动监督各职能部门“做没做”,而且要深入检查 “做得怎么样”,特别要高度敏感地竭力去捕捉住那些带苗头 性、倾向性的问题,从怎样正确执行领导决策的角度,提出纠正 偏差和失误的建议,及时会同有关部门磋商办理,涉及重大问 题,应如实报告机关主管领导。这一切自始至终贯穿着、体现 着秘书工作的全能助理性。 如前所说,政治性、从属性、事务性等,都是秘书工作同党 政工作、领导工作和上下左右职能部门工作的关系属性。这些 关系属性,并非本质属性,因为它们不是秘书工作所独有的。 由此看来,只有全能助理性,才比较客观地全面准确地概括了 秘书工作的基本特征。
案例：
刘英大学毕业后到企业搞财务工作，一干就是三年。她爱岗敬业，专心干本职工作，按时上下班，独立工作能力较强，已被领导作为业务尖子培养，被人力资源部的绩效考评评为工作绩效显著的先进工作者。她性格内向，不善交往。工作时十分专注，很少顾及其他问题；生活中受到父母无微不至的关爱，业余时间除了看看书，写点小文章，其他事情全由母亲包办。单位领导在报刊上经常读到刘英的文章，认为她文字功夫好又积极肯干，将她调到办公室当秘书。但干秘书工作半年多，刘英感到很不适应，处处不顺手；领导和同事也不满意。
分析：
刘英的个性：内向、父母的溺爱形成依赖性，不善交往的个性不适合外交方面的工作。
财务工作和秘书工作性质是完全不同的，财务工作要求认真仔细、在个性上没有特殊的要求，分工很明确，有负责内部和外部岗位的财务工种，内向性的性格适合刘英这种个性。秘书工作性质是外交能力强，善于对灵活发生的事件进行调节，处事风格伶俐，执行性强，文字功夫要求也很高。
刘英在财务工作方面很有优势，但并不代表她能在秘书工作也能干出色，由于第一条中分析她的个性是非常不适合干秘书工作的，在秘书工作性质要求中她只适合文字功夫这一点，而应对突发事件和灵活性方面就差的太多了，不适合干此职业，才会产生“很不适应，处处不顺手；领导和同事也不满意。”这种现象的发生，所以在用人方面，该单位应该应才适用的方法才行。