企业信息化办公后，绝大部分数据是以电子文档的形式存在的，保护企业的数据信息安全很大程度上就是保护企业的重要文档的数据安全。
电子文档是企业办公的基础，也是各种信息安全保护手段的重点。文档在企业内部流转的生命周期，包括创建、访问、修改、删除、重命名、移动、复制、恢复八大环节，并且文档具有，传输方便，便于拷贝等特性，属于数据信息泄密的最重要的载体。海宇安全文档操作管控就是对文档全生命周期进行有效管理，对文档在企业中创建传播修改删除等每一个环节都记录在案，从而实现对文档安全的精细化控制。
对于企业文档防泄密安全的控制，一般存在两种典型的应用场景。
1. 当企业有一些重要文档，不允许任何用户对其进行修改或者删除，所以要对部分员工的权限进行控制，使其只有访问阅读文档的权限，不能修改与删除文档。
2. 企业在信息化办公的过程中，有很少部分文档可能因为误操作而删除了重要的文档。文档操作管控可以限制用户使用文档的权限，同时在文档被复制与删除前自动备份，防止用户误删。
提供全方位文档数据加密，文档信息数据防泄密系统服务，文档数据防泄密工作流程如下：
首先要从文档数据信息汇聚端口端做信息防泄密防线。
1.对企业数据信息传输做数据加密处理。
2.未授权的文档资料，发出去全部是乱码，防止同行复制
3.设置禁止拷贝资料和所有操作记录保存日志
4.服务器上实时生成多个备份文档文件，方便误操作时随时可以找回
5.外发文档文件可以限制打开次数和使用时间，过期内容为乱码文档，也可设置自动销毁文档
6.脱落授权网络，文档文件变乱码，防止文档机密外泄
现代企业的发展已经离不开计算机和网络，企业的绝大多数信息是以电子文件的形式被管理和存储，网络信息化使信息的生产、存储、获取、共享和传播更加便利快速，企业内部的信息沟通、企业与外部的信息交换更加自由；然而，与此同时，网络和办公设备的自由使用却因为缺乏有效的管理机制，给企业带来更多的信息泄露安全威胁，企业内网的安全问题日益严重。
企业的重要文件几乎每天都被悄无声息地访问、拷贝、传送、打印、刻录、被窃密软件进入计算机内部窃取，甚至硬件丢失……据权威机构Gartner的调查显示：超过85%的安全威胁来自组织内部；各种安全漏洞造成的损失中，30%-40%是由电子文件泄露造成的；在Fortune排名前1000家的公司中，每次电子文件泄漏所造成的损失平均是50万美元。数据资产成为企业长期生存和发展的生命线，保护数据资产的安全成为现代企业的首要任务。但是在中国，高达80％的计算机应用单位未设立相应的安全管理系统、技术措施和制度，缺乏有效的内部信息安全防护机制
问题分析
为什么企业已经部署了周密的网络安全，原因是：传统的信息安全解决方案，如防火墙、VPN专网、入侵检测等，可以防止外部人员非法访问，但不能防止内部人员、以及用户本人对机密文档进行复制和传播。所以说如何防止内部员工泄密成了企业急需解决的一个问题。
（一）内部人员无意识泄密 / 内鬼窃密
1、内部人员在日常工作或外出过程中，将企业重要信息通过电脑、存储设备、移动终端、
网络或口头泄漏给第三方、竞争对手、社会公众；
2、竞争对手为了掌握企业的核心商业秘密和竞争情报，通过利诱、贿赂、借款、合作等不正当手段给企业内部职员、甚至高管更多利益诱惑，通过“内鬼”泄露方式获取商业秘密，增强竞争优势；
3、企业内部人员、甚至高管认为职务无法升迁、收入偏低、发生矛盾、心情不畅等情形，有意将商业秘密泄露给企业的竞争对手；
4、竞争对手派人进入企业内部，从事临时性工作，利用所见所闻和接触商业秘密的机会，刺探一定范围的商业秘密和重要信息； 5、商业间谍以专家、商人等身份为掩护，以业务合作、技术交流、贸易往来、巨额投资等方式到企业窃取商业秘密。
（二）技术泄密
1、内部技术人员、高级工程师等掌握企业技术机密的人员泄漏企业技术秘密；
2、兼职工作人员，如“星期天工程师”等临时技术人员，泄露企业的技术攻关难点、核心技术图纸、技术数据、工艺决窍等，被竞争对手高薪聘用或有偿高额获取。 3、以委派人员的技术专长吸引企业，而被企业聘用，从事某专业工作，通过长期的努力，取得深信、任用和重用，挖取核心的技术秘密或进行有计划的、系统地破坏，给企业以沉重的、甚至毁灭性的打击；
4、通过技术合作的方式，借机窃取技术秘密。
（三）外贸飞单
窃取客户名单、泄露加工信息、转移客户订单、利用业务资源自营等。
（四）客户被窃
利用企业没有采取商业秘密保护措施或“有名无实”的有利时机，利用企业员工的利益心 理、松懈心理、 虚荣心理、自满心理、反叛心理，隐瞒身份，获取企业的客户名单、技术图纸、试制成功的产品模型复制品、半成品、电脑软件、设备照片、经营计划、客户名单等商业秘密；
（五）恶意跳槽
1、跳槽者利用原企业未建立商业秘密保护措施的空子，有意识地进行周密安排，带走重 要信息和商业秘密；
2、原企业已采取严密的商业秘密保护措施的情况下，非法窃取，无故离开，跳槽到同行； 3、跳槽者将窃取的商业秘密出卖给第三方企业，或作为个人技术股参股到新企业； 4、跳槽者利用窃取的原企业的技术图纸、工艺决窍、工艺流程、核心配方、原料来源、 客户名单、营销渠道等商业秘密，自立门户，进行生产经营，成为原企业竞争对手；
5、蓄谋的侵权人或跳槽者经策划、实施，促成高管人员、技术专家、熟练员工集体跳槽。
（六）查账要挟
鉴于企业根据经营需要已经建有财务账本，从商业秘密保护角度来看，财务账本、财务明细、财务凭证等财务信息属于企业商业秘密，企业内部员工为了达到某种目的，利用企业没有建立商业秘密保护系统的空子，以披露财务信息、以偷税漏税为要挟，擅自披露企业商业秘密。
（七）商密披露
1、利用高管出差、考察、观光等活动时的愉快和松懈心理，与其接近，获取商业秘密； 2、通过猎头公司或采取公开招聘或向被选定的职员表示想聘用的方式，与其面谈或要求
阅示相关资料时窃取，其实质并非真实招聘；
3、以关心生活处境、许以高就、介绍对象为诱饵与企业职员交谈，套取商业秘密； 4、通过举办交流会、招待会、聚会酒会等形式，攀拉关系，有目的地套取商业秘密；
5、借助地方政府官员的行政权力和好客心理，在政府官员的陪同下进行参观、访问、考察，从中
获取商业秘密。
（八）模具克隆
企业将开发的新产品模具商业秘密交给模具制作方，疏于管理，模具制作方将模具克隆，销售给企
业的同行业竞争对手，甚至将模具数据同时泄露。
（九）电脑泄密
1、内部职员刺探用户名、密码等安全验证信息，窃取商业秘密； 2、在存储商业秘密的电脑中植入木马程序，窥探、窃取商业秘密； 3、通过贿赂、收买计算机或IT管理人员或保密员，获取商业秘密；
（十）蓄意破坏
1、蓄意修改技术图纸、改变技术数据，甚至在生产环节擅自调整配比；
2、泄露招投标方案、报价底价、销售信息；
3、采取黑客手段，以技术手段进入计算机网络或数据库进行窃密或突破防火墙，非法进
入计算机系统修改数据库数据、窃取商业秘密； 4、通过偷窃、抢劫手提电脑、拆卸硬盘等强制手段，获得装有密级的文档、数据、设计、 配方、产品样品等商业秘密。
常见的信息泄密途径有：
计算机硬件端口：通过USB、IDE、软驱、光驱、红外、蓝牙、无线网卡等端口，使用U盘、
移动硬盘、光盘、笔记本电脑、PDA甚至智能手机复制或传输。 网络：通过网上邻居、共享文件夹、E-mail、QQ/MSN/ICQ等即时通讯工具、论坛发贴、ftp、BT、网
络硬盘等方式传输。
1. 透明加解密
系统根据管理策略对相应文件进行加密，用户访问需要连接到服务器，按权限访问，越权访问会受限，通过共享、离线和外发管理可以实现更多的访问控制。
2. 泄密控制
对打开加密文档的应用程序进行打印、内存窃取、拖拽和剪贴板等操作管控，用户不能主动或被动地泄漏机密数据。
3. 审批管理
支持共享、离线和外发文档，管理员可以按照实际工作需求，配置是否对这些操作进行强制审批。用户在执行加密文档的共享、离线和外发等操作时，将视管理员的权限许可，可能需要经过审批管理员审批。
4. 离线文档管理
对于员工外出无法接入网络的情况可采用系统的离线管理功能。通过此功能授权指定用户可以在一定时间内不接入网络仍可轻松访问加密数据，而该用户相应的安全策略仍然生效，相应数据仍然受控，文档权限也与联网使用一样。
5. 外发文档管理
本功能主要是解决数据二次泄密的威胁，目的是让发出的文档仍然受控。通过此功能对 需要发出的文件进行审批和授权后，使用者不必安装加密客户端即可轻松访问受控文件，且可对文件的操作权限及生命周期予以管控。
6. 审计管理
对加密文档的常规操作，进行详细且有效的审计。对离线用户，联网后会自动上传相关日志到服务器。
7. 自我保护
通过在操作系统的驱动层对系统自身进行自我保护，保障客户端不被非法破坏，并且始终运行在安全可信状态。即使客户端被意外破坏，客户端计算机里的加密文档也不会丢失或泄漏。
现如今，我们大都已经习惯了在电脑和手机上进行写作，这种写作的方式在给我们带来便捷的同时，不得不让我们面对一个问题“文档分散”，企业经营过程中各种文档散乱地待在设备各个地方，如果要寻找这些内容的将会花费大量的时间，这极大地降低了我们的工作效率。
公司的文档如何管理?选对管理工具很重要。
如何选对文档管理工具
好的文档管理工具可以帮助团队和企业，做到有效的文档管理和应用，提高员工的工作成效
文档收集的多元化：支持多种文档类型一键收集图片、视屏、各种文档（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等）支持多种种类的文档收集关系到了文档共享的成本，团队和企业需要重视。
文档是否方便结构化存储：对于团队企业来说文档的存储量较大较杂需要文档管理工具能结构化的分类存储，例如多级栏目标签管理....
产品上手难简度：产品使用上越简单越好，如果需要一定的技术基础的话不方便这种文档工具在企业全面推广起来，没法做到人人皆是文档的编辑者、共享者。
产品的使用成本：使用成本的高低大大的关乎到了性价比，在文档管理产品的选择上建议大家选择试错成本低的工具。
分享是否方便搜索是否容易：分享的便利性很大程度影响到文档的流通与利用是企业文档管理工具必备的重中之重，分享不方便便无法解决信息散乱的情况。
编辑轻松多人协作：管理工具除了存储管理文档外很重要的一点是编辑内容，编辑的化就要考虑编辑器是否好用主流的富文本和Markdown的编辑方式是否都具备，团队协同这块也相当重要毕竟是企业和团队。
多重权限管理数据可备份：企业文档管理工具是企业和团队资料的汇总库，因此需要多级权限管理功能去约束不同级别成员的操作权利从而保护数据安全。当然说到数据安全最重要的是数据是否被自己所掌握，类似像一些云文档平台就应提供此类的功能。
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